Pracodawcy zazwyczaj starają się płacić swoim pracownikom według stawek godzinowych. Jednakże, niektórzy pracodawcy nie respektują godzin pracy swoich pracowników. Wage and Hour Division zauważa, że zgodnie z Fair Labor Standards Act (FLSA), jeśli pracownik przepracuje 40 godzin w tygodniu, każda następna godzina musi być opłacona w wysokości półtorej normalnej stawki. Istnieją jednak wyjątki od tej reguły.
Wielu księgowych wie, że pracodawcy mogą zaoszczędzić pieniądze dzięki zwolnieniom za pracę po godzinach. Mylne klasyfikowanie pracowników w celu wypłacania im niższych wynagrodzeń może prowadzić do kosztownych procesów sądowych, więc pracodawcy i ich księgowi powinni zrobić wszystko, aby nie paść ofiarą tej pokusy. Poniżej przedstawiamy kilka najistotniejszych pułapek, z którymi pracodawcy zazwyczaj mają do czynienia, gdy spełniają wymogi przepisów FLSA.
Praca po godzinach
O ile pracownicy nie są zwolnieni z tego obowiązku na mocy wyjątku FLSA, muszą być opłacani za cały czas pracy. Ale co kwalifikuje się jako czas spędzony w pracy? W większości sytuacji, każdy czas, który pracownik spędza pomiędzy wejściem i wyjściem z pracy jest uważany za "płatny czas pracy".
Ale co, jeśli pracownik nie jest w pracy? Jeśli pracownik zdecyduje się sprawdzić pocztę elektroniczną lub zalogować się do pracy z domu, czy powinno się to liczyć jako "płatny czas w pracy"? Różne stany w różny sposób traktują pracę po godzinach. Większość stanów ma minimalny limit czasu, który musi być osiągnięty, aby czas ten mógł być zaliczony jako "płatny czas w pracy". Na przykład, jeżeli pracownik loguje się do swojej poczty elektronicznej z domu, podczas gdy czeka na zakończenie reklamy telewizyjnej, takie działanie można określić mianem "de minimis". Cornell Law School wyjaśnia, że de minimis to działanie, które jest tak nieistotne lub trywialne, że nie może być policzone. Byłoby zbyt uciążliwe, aby oczekiwać od pracodawcy rejestrowania każdego przypadku, gdy pracownik sprawdza pocztę elektroniczną z domu przez kilka sekund, a zatem pracodawca nie powinien być odpowiedzialny za zwrot kosztów pracownikowi za ten trywialny czas.
Zasada Podstawy Wynagrodzenia
FLSA przewiduje, że pracodawcy muszą płacić niektórym pracownikom "umysłowym" stałą stawkę tygodniową, niezależnie od liczby przepracowanych godzin i jakości świadczonej pracy. Jeśli pracownicy mieliby w zegarku na pół godziny i zegar z powrotem, muszą być wypłacane za tydzień. Jednakże, pewne wyjątki mogą mieć zastosowanie w wielu różnych okolicznościach. Potrącenia w ramach FLSA obejmują:
- Niestawienie się w pracy przez część dnia, w przypadku pracowników publicznych
- Urlop przyznany na podstawie ustawy o urlopie rodzinnym i medycznym (Family and Medical Leave Act)
- Proporcje za ostatni tydzień pobytu pracownika w danym miejscu pracy
- Zawieszenie na jeden lub więcej dni za naruszenie wytycznych dotyczących miejsca pracy
- Zawieszenia związane z zasadami i przepisami bezpieczeństwa, które mogą trwać jeden lub więcej dni
- Zwolnienia z pracy w charakterze ławy przysięgłych, świadków lub służby wojskowej
- Jeden lub więcej dni chorobowych, jeśli w dobrej wierze obowiązuje plan urlopowy
- Jeden lub więcej dni osobistych
W niektórych stanach, pracodawca może odliczyć od wynagrodzenia pracownika za jego nieobecność w pracy. Zależy to jednak od stanu, ponieważ ta praktyka nie jest stosowana w każdym stanie. Zarządzanie tymi wyjątkami we właściwy sposób zapewnia, że pracodawcy nadal spełniają wymagania FLSA i chroni ich przed potencjalnymi problemami prawnymi.
Błędne klasyfikowanie pracowników
Pracownicy zwolnieni z obowiązku świadczenia pracy mają określone wymagania, których należy przestrzegać. Pracownicy zakwalifikowani jako zwolnieni muszą:
- Otrzymywać wynagrodzenie na podstawie stałej pensji
- Spełniać wymagania dotyczące minimalnego wynagrodzenia, nie mniej niż $684 tygodniowo, oraz
- Wykonywać określone obowiązki, ponieważ zwolnienia dotyczą tylko obowiązków administracyjnych, wykonawczych lub zawodowych zgodnie z FLSA.
Najbardziej znaczącym problemem, z którym borykają się pracodawcy, jest niewłaściwe klasyfikowanie obowiązków pracowników jako administracyjnych. Jako pracownik administracyjny, pracownik musi wykonywać pracę niemanualną, bezpośrednio związaną z ogólnymi operacjami biznesowymi lub zarządzaniem danego przedsiębiorstwa. Pracownicy na tych stanowiskach mogą być również zmuszeni do podejmowania niezależnych ocen i korzystania z dyskrecji w ważnych sprawach.
Błędne obliczenie podstawowej stawki wynagrodzenia
Jak wspomniano wcześniej, praca w godzinach nadliczbowych jest opłacana według stawki "półtorej etatu" regularnego wynagrodzenia pracownika. Standardowe obliczenie dla określenia podstawowej stawki płacy jest biorąc tygodniowe wynagrodzenie i dzieląc go przez liczbę godzin pracownik pracował na minimum. FLSA uwzględnia w tych obliczeniach wszelkie zarobki, jakie pracownik może uzyskać z tytułu premii, wynagrodzenia za dyżury, różnicowania zmian i innych dodatków, takich jak prowizje. Tylko premie uznaniowe mogą być wliczane, ponieważ nagrody nieuznaniowe (takie jak premie za produkcję lub wyniki) nie są wliczane do obliczeń. Aby zapewnić, że pracodawcy są zgodne z przepisami, powinny one często kontrolować stopnie płac pracowników, co pomaga pracodawcy dostrzec problemy z ich harmonogramu płac nadgodzin, zanim władze zapukają.
Świadomość to połowa sukcesu
Pracodawca potrzebuje aktualnych informacji, aby podejmować właściwe decyzje. Audyty mogą pomóc pracodawcy dostrzec problemy w ramach ich harmonogramu płatności i pozwalają im przywrócić równowagę siły roboczej. Jednakże, nie ma usprawiedliwienia dla ignorancji. Jeśli pracownik czuje, że nie jest traktowany sprawiedliwie i może to udowodnić, wynik nie jest obiecującą perspektywą dla firmy. Wyprzedzanie tych kwestii pomoże firmie pozostać po właściwej stronie zgodności.
