Kiedy nowy klient przychodzi na pokład, jest wiele do rozgryzienia. Klient może zalegać z podatkami, lub mógł opuścić firmę przez pracowników księgowości i teraz musi się z tym uporać. W innych przypadkach, mogą pojawić się nieoczekiwane problemy podatkowe, w których rozwiązaniu potrzebują pomocy. W tym wszystkim, jedna rzecz, która nigdy nie powinna być umieszczona na tylnym palniku jest CPA-klienta relacji. Jest to tak istotna część utrzymania klienta i tworzenia udanego związku, ale może być trudne do nawigacji. Istnieją jednak sposoby, aby udoskonalić tę strategię.
Początek pracy
Najważniejszą częścią całego procesu jest rozpoczęcie go we właściwy sposób. Ustalenie warunków relacji z klientem i objęcie przywództwa od samego początku pomoże mu mieć większe zaufanie do Ciebie, aby pomóc mu w poruszaniu się w każdej sytuacji, z jaką może się spotkać. Aby rozpocząć silną relację z klientami, należy mieć jasną dokumentację procesu, wiedzieć, jaki rynek jesteś zainteresowany w obsłudze i być jasne, co do swoich oczekiwań od początku. Dzięki temu klienci będą czuli się pewnie prowadząc interesy z Tobą i Twoją firmą.
Narzędzia usprawniające relacje z klientami
Relacje CPA-klient nie są tworzone tylko w biurze. Jest wiele pracy, którą CPA wykonują również za kulisami. Jasna komunikacja i planowanie muszą być wykonane w celu wspierania pozytywnych relacji zacząłeś osobiście. E-maile i Zoom rozmowy nie będzie go wyciąć, albo. To są świetne rzeczy i należy wykorzystać swoje zasoby, ale należy rozważyć dodatkowe narzędzia, aby poprawić doświadczenie klientów z tobą.
Należą do nich:
1. Narzędzia komunikacyjne:
Inwestowanie w narzędzia komunikacyjne poza "telefonem i e-mailem" są idealne, aby upewnić się, że Ty i Twój klient możecie otwarcie omawiać sprawy, nawet jeśli nie mogą przyjść do Ciebie. Slack jest narzędziem do czatowania, które ma coś, co nazywa się "obszarami roboczymi". Nasza przestrzeń robocza tutaj w BaCo składa się z pracowników i kilku grupowych czatów, przez które się komunikujemy. Można również wykonywać wiele innych funkcji w Slack. Na przykład, można utworzyć różne przestrzenie robocze dla każdego klienta, aby pomóc w zarządzaniu treścią, komunikacją i wszystkim innym, czego potrzebujesz. Slack pozwala również na oddzielenie każdego obszaru roboczego: Innymi słowy, kiedy utworzysz jeden z klientem, nie będziesz musiał dawać im dostępu do reszty zespołu lub innych kanałów.2. Scheduling Tools:
Używamy Calendly, zasób, który sprawia, że planowanie i zarządzanie kalendarzem łatwiejsze. Posiada wiele funkcji, które pozwalają zaplanować spotkania szybko i skutecznie, więc jest to bezstresowe doświadczenie. Calendly może być zsynchronizowany z wszystkimi Twoimi kalendarzami, więc jest prawie niemożliwe, aby podwójnie zarezerwować wielu klientów. Nigdy nie będziesz musiał się martwić o ciągłe wracanie do klienta, aby znaleźć dokładny czas. Nawet synchronizujemy Calendly z niektórymi formularzami kontaktowymi obecnych i nowych klientów na naszej stronie internetowej, więc po wysłaniu formularza, mogą natychmiast zaplanować coś, jeśli to jest to, co wolą.Zapisz się na nasz BEZPŁATNY biuletyn e-mailowyNie
przegap naszych najlepszych treści.Wpisz adres e-mail * Wpiszadres e-mailZapiszsię
3. Pakiety księgowe:
Czy Twoi klienci są zadowoleni ze swojego oprogramowania księgowego? Istnieje wiele różnych pakietów księgowych, z których mogą korzystać klienci, a znajomość ofert takich jak QBO, Xero i Sage pomoże Ci dopasować klienta do odpowiedniego pakietu. Jeden, jak QBO jest bardziej dostosowany do właścicieli małych firm, którzy nie mogą być księgowy bystry, podczas gdy inne, takie jak Sage Intaact, są bardziej dogłębne i może odpowiadać potrzebom klienta z Controller / CFO roli. Twój klient powinien być zadowolony z oprogramowania księgowego, którego używają, więc ich praca jest wykonywana efektywnie. Mogą nie wiedzieć, jakie mają opcje, albo, więc ważne jest, aby uświadomić im, co oprogramowanie jest dostępne dla nich, nawet jeśli jest to coś, czego nie wybrałbyś osobiście. Powiedziawszy to, ty jako CPA trzeba upewnić się, że używasz oprogramowania w domu, który działa z opcji oprogramowania księgowego uniwersalnie tak, że Twoja praca jest mniej stresujące. Zautomatyzowane oprogramowanie księgowe, takie jak to, którego BaCo używa we własnym zakresie, jest agnostyczne w stosunku do oprogramowania księgowego, więc może być używane w połączeniu z wieloma opcjami oprogramowania, dzięki czemu praca z klientem jest bezstresowa. Jest to pytanie, którego wielu CPA może nie zadawać swoim klientom, ale powinno być. Pytaj: "Czy uważasz, że Twój pakiet księgowy spełnia Twoje potrzeby?" raz w roku lub za każdym razem, gdy klient dodaje nową usługę. Poza tym, że tylko ułatwia pracę z klientami, może być możliwości z niektórych dostawców nawet do generowania dodatkowych przychodów.4. Narzędzia do zbierania danych:
Gromadzenie danych klienta jest uciążliwym procesem zarówno dla klienta, jak i CPA. CPA może spędzić w górę 40 procent swojego czasu robi to, więc znalezienie narzędzia, które ułatwia to pozwala zarządzać swoimi klientami bardziej efektywnie. Jednym z przykładów jest Onvio, które umożliwia CPA i klientom bezproblemowe współdzielenie danych za pośrednictwem popularnych rozwiązań do współdzielenia dokumentów. Portale klienckie, takie jak Citrix ShareFile, zapewniają opcję "wszystko w jednym", dzięki której można konsolidować dane, wysyłać e-maile do klientów i pracować w trybie offline, aby zebrać wszystkie informacje potrzebne do prowadzenia księgowości i rozliczeń podatkowych. W ten sposób możesz skupić się na utrzymaniu klientów, zamiast kontaktować się z nimi w sprawie drobnych szczegółów. (A jeśli już musisz to robić, kontakt z nimi jest łatwy i szybki). Wewnętrzne oprogramowanie BaCo pozwala nam na automatyczne zbieranie danych od naszych klientów każdego wieczoru, dzięki czemu nie musimy ich ciągle o nie prosić ani walczyć o ich dane pod koniec sezonu podatkowego. Możesz rozważyć poszukanie narzędzi, które robią to samo, abyś mógł być bardziej efektywny w kontaktach ze swoimi klientami.Ze wszystkimi dostępnymi na rynku narzędziami, na pewno znajdziesz takie, które będzie dla Ciebie najlepsze i zoptymalizuje utrzymanie Twoich klientów. Ale upewnij się, że Twoi klienci są zadowoleni z rozwiązań, które otrzymują. Jeśli jesteś jedynym, który lubi wyniki i twoi klienci są niezadowoleni, stracisz tych klientów. Wykorzystaj narzędzia takie jak te powyżej, aby usprawnić swój przepływ pracy, dzięki czemu będziesz mógł bardziej skupić się na utrzymaniu klientów.
Wskazówki dotyczące angażowania klientów
Jak już wspomnieliśmy, relacja CPA-klient jest kluczowa w tej branży, co sprawia, że zaangażowanie klienta jest tak samo ważne jak narzędzia, których używasz. W końcu, jak masz budować relacje, jeśli nie angażujesz się w działania swoich klientów? Oto kilka wskazówek, jak poprawić zaangażowanie, aby przenieść swoje relacje z klientami na wyższy poziom.
Chodzi o jakość, a nie tylko o interakcję:
Tak, interakcja z potencjalnymi klientami jest ważna, ale jeśli nie jest to interakcja wysokiej jakości, zmarnowałeś ich czas, a Twoja relacja pogarsza się, zanim jeszcze się zaczęła. Powiedzmy, że chcesz, aby Twoi potencjalni klienci mogli łatwo zadawać pytania lub kontaktować się z Tobą w sprawie ogólnych zapytań. Możesz umieścić na swojej stronie internetowej stronę "Kontakt z nami", stronę FAQ lub portal komunikacyjny. Jednak nie musi to być jedno lub drugie. Wybierz coś, co będzie monitorowane i zadbane. Jeśli masz stronę "Kontakt", ale nie ma nikogo do obsługi telefonu lub e-maila, jakość interakcji jest słaba, a ty straciłeś potencjalnych klientów.Płynnie połącz wszystkie swoje systemy:
W przeciętny dzień, CPA może mieć do czynienia z 4-5 różnych form oprogramowania. Łącząc je wszystkie, oszczędzasz czas i energię oraz zmniejszasz ryzyko utraty danych. Pozwala to na łatwe wyszukiwanie informacji podczas rozmów z klientami, więc interakcja jest szybsza i bardziej zorganizowana, co sprawia, że relacje z klientami są lepsze. Nasza firma posiada scentralizowany przepływ pracy, który pozwala nam widzieć wszystkie dane naszych klientów w jednym miejscu. Możemy wtedy łatwo komunikować się z każdym z nich. Znalezienie sposobów na centralizację pozwala na bycie bardziej efektywnym i otwiera czas na lepszą komunikację z klientami.Pamiętaj: Praca, którą wykonujesz dla swoich klientów jest ważna, ale pielęgnowanie relacji z nimi może być jeszcze ważniejsze. Przy słabej relacji CPA-klient, co powstrzymuje tego klienta przed skorzystaniem z usług innej firmy w następnym sezonie podatkowym?
