5 powodów, dla których warto przestać wystawiać faktury swoim klientom

Nie ma nic gorszego niż klient, który nie płaci faktur w terminie. Po tym, jak pracowałeś nad tym, aby jego finanse były aktualne, nie chcesz gonić za pieniędzmi. Ogólnie rzecz biorąc, jest to kosztowne i frustrujące.

Po co narażać się na ryzyko pogoni za pieniędzmi? Zapobieganie pozwala uniknąć takich sytuacji w pierwszej kolejności. Kilka kroków dotyczących polityki płatniczej pozwala uniknąć tych niewygodnych okoliczności.

Wartość szybko się obniża

Po wyjeździe nowego samochodu z salonu jego wartość natychmiast spada. Jak wiadomo, wartość samochodu używanego rzadko jest równa wartości samochodu nowego.

Twoje usługi księgowe, podobnie jak samochód, amortyzują się po zakończeniu pracy.

Dlaczego tak się dzieje?

Jest to kwestia natury ludzkiej i sposobu myślenia.

Pilność podnosi Twoją wartość

Coraz więcej firm księgowych nie wystawia już faktur swoim klientom. Zamiast tego klienci płacą przed rozpoczęciem jakiejkolwiek pracy nad księgami klienta.

Weź pod uwagę potrzeby księgowe właścicieli firm.

Jakie problemy rozwiązałeś dla swoich klientów?

• Radzenie sobie z wyższym niż oczekiwano rachunkiem podatkowym.
• Gromadzenie danych finansowych do wniosku kredytowego.
• Obawy o oszustwo.

Ponieważ wartość jest subiektywna, projekt jest bardziej wartościowy, zanim wykonasz pracę. Jest to podobne do wartości lśniącego, nowego samochodu. Gdy wejdziesz w jego posiadanie, jego wartość spada.

Zapisz się na

nasz BEZPŁATNY biuletyn e-mailowyNie

przegap naszych najlepszych treści.Wpisz adres e-mail * Wpiszadres e-mailZapisz się

Pilność podnosi wartość Twoich usług. Presja pobudza ludzi do działania. A ich potrzeba jest największa, zanim zaczniesz świadczyć usługi.

Gdy spełnisz prośbę klienta, presja spada. Napięcie zostaje zastąpione ulgą. Czasami obniża to również postrzeganą wartość Twoich usług.

Zdaję sobie sprawę, że może się to wydawać nielogiczne. Jednak ludzka natura nie zawsze opiera się na logice.

Nie gonić za pieniędzmi

Co ma wspólnego pogoń za pieniędzmi z fakturowaniem?

Czy Twoja praktyka biznesowa obejmuje udzielanie klientom kredytu? Cóż, wystawianie faktur po zakończeniu pracy oznacza, że finansujesz usługi swoich klientów.

Przypomina to działanie firm obsługujących karty kredytowe. Gdy spłacasz całe saldo w terminie, płacisz tylko za swoje zakupy. Jeśli zdecydujesz się na rozciągnięcie płatności w czasie, będziesz musiał ponieść koszty opłat za zwłokę i odsetek. Jak wiadomo, odsetki wahają się od 18 do 25 procent.

Dlatego otrzymanie zapłaty przed wykonaniem jakiejkolwiek pracy jest rozsądną praktyką biznesową.

Twoja praca trwała dłużej niż przewidywano

Czy zdarzyło Ci się kiedyś wysłać klientowi rachunek za pracę, którą już wykonałeś, a teraz kwestionuje on fakturę końcową?

Być może Twoja klientka nie zrozumiała pełnego zakresu projektu. W jej mniemaniu projekt wydawał się nieskomplikowany. W związku z tym zastanawia się, dlaczego praca zajęła jej tyle godzin.

• Czas.
Spotkaj się z klientką, aby omówić jej zdziwienie z powodu otrzymania wyższej niż oczekiwana faktury końcowej.
• Pieniądze.
Musisz teraz rozwiązać tę sprawę. Czy odpisujesz sobie część wydatków? Jeśli tak, to obniża to Twoje zyski. Nawet jeśli klientka zgodzi się zapłacić pełną kwotę, odrywasz się od pracy z innymi klientami, aby omówić kwestię płatności.
• Frustracja.

Większość księgowych, których spotkałem, nie lubi takich rozmów. Albo Ty, albo Twój klient, wychodzicie z rozmowy sfrustrowani.

Otrzymanie zapłaty przed wykonaniem pracy oszczędza czas, pieniądze i frustrację. Upraszcza to proces windykacji. Mój tata wielokrotnie powtarzał mi, że zapobieganie wymaga mniej wysiłku niż interwencja. Jakie problemy zniknęłyby, gdybyś najpierw otrzymał zapłatę?

Zdefiniuj zasady płatności

Systemy dają Ci wolność. Zanim zrobisz cokolwiek innego, określ zasady płatności.

Nie pisz długich, wielostronicowych zasad. Wystarczy jeden lub dwa akapity. Po opracowaniu zasad, dodaj je do umowy o dzieło oraz do podręcznika zasad i procedur.

Żądanie od klientów zapłaty z góry różni się od wystawiania faktur po zakończeniu prac. W przypadku fakturowania otrzymujesz zapłatę za ustaloną opłatę przed rozpoczęciem jakiejkolwiek pracy. Zamiast kłaść nacisk na czas, omów korzyści, jakie oferuje Twoja firma.

Przy określaniu zasad płatności należy wziąć pod uwagę 5 poniższych kryteriów:

1. Edukacja.

Podczas pierwszego spotkania z klientem należy poinformować go o zasadach płatności. Nowi klienci, którzy spotykają się z Tobą po raz pierwszy, są mniej skłonni do kwestionowania Twoich zasad.

2. Trzymaj się swoich stawek.

Znaj wartość, którą oferujesz. Obniżanie opłat obniża Twoją wartość. Jest to sygnał dla klientów, że Twoje opłaty są elastyczne. Zdarza się, że klienci proszą o niższą cenę. W takim przypadku należy usunąć niektóre usługi z pakietu, aby dostosować opłatę. Jeszcze lepszym rozwiązaniem jest zaoferowanie trzech wariantów pakietu w różnych cenach.

3. Powtarzające się usługi miesięczne.

Ustaw wszystkie swoje miesięczne usługi na płatność z góry. Technologia umożliwia łatwe zaplanowanie płatności cyklicznych za pomocą systemu ACH lub kart kredytowych. W tym przewodniku opisano wszystkie etapy przejścia od fakturowania do przedpłat.

4. Zastrzeżenia.

Rozważ zastrzeżenia, jakie niektórzy klienci będą zgłaszać wobec przedpłat. Przygotuj odpowiedzi na te zastrzeżenia. Następnie przećwicz te odpowiedzi.

5. Koniec z fakturami.

Uwolnij się od czasu. Dzięki nowym zasadom nie będziesz już wysyłać faktur na koniec każdego miesiąca. Eliminuje to spóźnionych płatników i niezapłacone salda. A ewidencjonowanie czasu pracy jest opcjonalne. Możesz prowadzić ewidencję czasu pracy dla celów wewnętrznych. Jednak klienci, którzy zapłacą z góry, nie będą już pilnować czasu pracy.

Wycena koncentruje się na wiedzy specjalistycznej, natomiast rozliczenie odzwierciedla czas i umiejętności techniczne. Naliczanie opłat za czas pracy nadaje priorytet Twoim wysiłkom. Twoje wysiłki mają większe znaczenie dla Ciebie niż dla Twoich klientów. Skupmy się więc na tym, co klienci cenią najbardziej. Klienci inwestują w wyniki, jakie przynoszą Twoje wysiłki.

Jak już wcześniej wspomniałem, Twoja wartość spada po zakończeniu pracy. Rozwiąż ten problem, uzgadniając wynagrodzenie przed rozpoczęciem pracy. Przy okazji, dzięki ustalaniu cen według wartości, Twoje stawki odzwierciedlają Twoją wiedzę, a nie czas.

Poznaj siebie, doceń swoją wiedzę

Wyobraź sobie, że nie musisz już negocjować cen, wystawiać faktur ani zajmować się windykacją. Przejście od rozliczania do ustalania cen eliminuje ryzyko wykonywania pracy za darmo. W rezultacie nie musisz już śledzić czasu pracy ani uzasadniać swoich opłat. Zamiast tego współpracujesz z klientami, którzy cenią Twoje usługi i szanują Twoją wiedzę.

Można to skutecznie zakomunikować klientom bez żadnych oporów. Należy powiadomić obecnych klientów o zmianach w polityce płatności z 30-60-dniowym wyprzedzeniem. Podaj jeden lub dwa powody, dla których odniosą korzyści. Przygotuj się na to, że niektórzy klienci będą kwestionować tę zmianę. Następnie cierpliwie odpowiadaj na ich pytania, nie broniąc swojej decyzji. W rezultacie będziesz mógł cieszyć się sprawnym i efektywnym procesem płatności.