Co powinni zrobić księgowi i księgowe, jeśli i kiedy dojdzie do sytuacji kryzysowej, aby działalność i praca mogły być kontynuowane bez zakłóceń, gdy znajdziemy się w bezpiecznym miejscu?
Taka sytuacja miała miejsce niedawno w moim rodzinnym mieście, choć nie w mojej okolicy. Zdałem sobie sprawę, że coś podobnego może się zdarzyć zawsze i wszędzie, w dzielnicy handlowej lub mieszkalnej. Wielu z nas pracuje w domu, więc mamy osobiste i zawodowe obawy, czego się trzymać.
Dołącz do naszej listy mailingowejPodaj
swój adres e-mail, aby zapisać się do naszego newslettera i otrzymywać co tydzień najlepsze informacje z AccountingWEB.Wpisz adres e-mail *Podajadres e-mailZapiszsię
Mieszkam w Kalifornii, a wiele agencji w naszym stanie oferuje listy kontrolne dotyczące gotowości na wypadek sytuacji kryzysowych i zachęca mieszkańców do tworzenia zestawów awaryjnych. Jedna z takich list kontrolnych zawiera następujące pozycje:
- Żywność i woda (dla ludzi i zwierząt domowych)
- Sprzęt
- Artykuły zdrowotne i osobiste
Dla moich koleżanek i kolegów księgowych i księgowych - oto kilka rzeczy, które warto uwzględnić w swojej liście kontrolnej na wypadek katastrofy lub zagrożenia:
- Telefon komórkowy i ładowarkę, aby móc komunikować się z klientami, pracownikami i oczywiście z rodziną.
- Laptop i ładowarka, aby można było pracować
- Zewnętrzne dyski twarde lub urządzenia pamięci masowej z kopiami zapasowymi danych
- Zewnętrzne urządzenia do stworzenia hotspotu WiFi
- Dokumenty dotyczące bieżących projektów, które nie zostały jeszcze zeskanowane do formatu elektronicznego
- Okulary i lekarstwa
- Dowód osobisty, karty kredytowe i gotówka
Czy to już wszystko? Czy to może być takie proste? Twierdzę, że tak, ale tylko wtedy, gdy Twoje biuro wykonało już następujące czynności:
- Przeniosło większość danych klientów do pamięci masowej w chmurze
- Nie jesteś uzależniony od serwera w biurze, na którym przechowywane są wszystkie dane klientów i firmy
- Posiadasz skarbiec haseł w chmurze, a Twoje długie i bezpieczne hasło logowania jest zapamiętane, lub masz hasło zapisane na serwerze w chmurze
- Posiadanie laptopa, który można wziąć do ręki, lub w najgorszym wypadku możliwość zalogowania się z innego komputera do serwera w chmurze
Czy widzisz, do czego zmierzam? Chociaż nie chciałbym, aby tak się stało, wiem, że jeśli mój laptop (którego używam do celów osobistych i zawodowych) zostanie uszkodzony, zgubiony lub skradziony, nie zostanę bez pracy.
Na moim laptopie nie ma prawie żadnych danych klientów. Zamiast tego dane mojej firmy i klientów są przechowywane na bezpiecznym serwerze, który dzierżawię od zewnętrznego dostawcy (w moim przypadku jest to Infinitely Virtual). Około 70 procent danych moich klientów, jak również ksiąg mojej firmy, znajduje się w chmurze w QuickBooks Online.
W mojej praktyce księgowej nie korzystam też z dokumentów papierowych. Mam niewiele papierowych plików klientów, a wszystkie te, które posiadam, są skanowane i przechowywane na moim serwerze w chmurze.
Mogę z całą pewnością stwierdzić, że w przypadku wycieku gazu, pożaru lub innego lokalnego zagrożenia, jeśli tylko mam przy sobie laptopa, mogę pracować w innym miejscu. Jeśli mój laptop zostanie zniszczony, mogę pracować na cudzym komputerze, pod warunkiem że skontaktuję się z Infinitely Virtual i skorzystam z ich pomocy, aby uzyskać dostęp do mojego serwera w chmurze. Dzięki temu nie stracę pracy i mogę spać spokojnie ze świadomością, że dane moich klientów i firmy są bezpieczne.
Zdaję sobie sprawę, że w praktyce podatkowej często mamy do czynienia z większą ilością fizycznej dokumentacji niż w księgowości, ponieważ klienci lubią podrzucać dokumenty na koniec roku podczas bezpośrednich spotkań. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, teraz jest dobry moment, aby zastanowić się, co Twoja firma zrobiłaby w przypadku całkowitej katastrofy (trzęsienia ziemi, pożaru, powodzi lub tornada).
Krótko mówiąc, należy zadać sobie pytanie:
- Czy po dotarciu do bezpiecznego miejsca można szybko stanąć na nogi?
- Jeśli korzystasz z własnego serwera, czy jego kopia zapasowa jest tworzona co noc w innym miejscu?
- Czy kopia zapasowa została przetestowana w celu sprawdzenia, czy rzeczywiście można szybko i łatwo odzyskać dokument lub cały dysk?
- Czy masz pisemny plan gotowości na wypadek katastrofy?
Wnioski
Chociaż przejście na biuro bez papieru może wymagać etapów i czasami może być bolesne, prowadzenie praktyki opartej na chmurze bez papieru można osiągnąć przy użyciu odpowiednich narzędzi. Co więcej, takie przejście może nawet uratować firmę i jej klientów w przypadku katastrofy, pod warunkiem, że będziesz mieć łatwo dostępne kopie zapasowe wszystkich danych w chmurze.
W najlepszym przypadku firma posiada pisemny plan odzyskiwania danych po awarii, który jest regularnie aktualizowany i testowany. Poniżej znajduje się link do strony internetowej SBA poświęconej gotowości na wypadek awarii, która zawiera listy kontrolne i wskazówki dotyczące bezpieczeństwa, a także link do wytycznych IRS dotyczących gotowości na wypadek awarii. https://www.sba.gov/business-guide/manage-your-business/prepare-emergencies
