loader
Dokumenty

Dlaczego zarządzanie wydatkami jest kolejnym słowem kluczowym w rachunkowości

W każdej chwili w branży księgowej można usłyszeć niezliczoną ilość buzzwordów. Odzwierciedlając obecne środowisko, te modne terminy oferują cenny wgląd w strategiczne obszary zainteresowania firm. W obliczu niepewności ekonomicznej spowodowanej przez COVID-19, słowa te ulegają zmianie i przynoszą nowe obszary zainteresowania, w których firmy szukają przewodnictwa w księgowości i finansach. Słowa takie jak zarządzanie ryzykiem, zautomatyzowane procesy księgowe, procesy przepływu pracy i cloud-first to tylko kilka przykładów zmieniających się priorytetów. Z tymi wszystkimi obszarami wiąże się kolejny ważny trend: zarządzanie wydatkami.

Ale czym jest zarządzanie wydatkami? Co ważniejsze, dlaczego powinno być kluczowym obszarem zainteresowania w czasie recesji?

Zarządzanie wydatkami to kompleksowe ramy zarządzania wszystkimi zmiennymi wydatkami firmy, w tym wydatkami pracowników i kosztami uznaniowymi. Patrząc na cały obraz, firma może podejmować strategiczne decyzje, które pozwolą jej nie tylko przetrwać spowolnienie gospodarcze, ale także dobrze się rozwijać. Oto pięć powodów, dla których księgowi powinni być dobrze zorientowani w zarządzaniu wydatkami w tym okresie:

1. Kontrola wydatków jest najważniejsza

Klienci oczekują od księgowych nie tylko wskazówek dotyczących zamykania ksiąg, ale także wiedzy na temat usprawniania operacji biznesowych w celu osiągnięcia strategicznych celów i przetrwania niepewności. W czasie spowolnienia gospodarczego naturalne jest, że firmy zaciskają pasa i szukają sposobów na kontrolowanie wydatków. Właśnie w tym miejscu pojawia się kwestia zarządzania wydatkami i dlatego tak ważne jest, aby dobrze znać ten nowy system. Zapewnienie klientom wsparcia w zakresie wdrażania kompleksowego systemu zarządzania wydatkami, opracowywania odpowiedniej polityki wydatkowania oraz oceny kultury wydatkowania pomoże im kontrolować koszty i przygotować się na przetrwanie niepewności.

Należy zauważyć, że wdrożenie skutecznego systemu zarządzania wydatkami wymaga zmiany punktu ciężkości w stosunku do bardziej tradycyjnego podejścia do zarządzania wydatkami. Ważne jest, aby zdać sobie sprawę, że zarządzanie wydatkami jest strategiczne tylko jako element szerszych ram zarządzania wydatkami. Oznacza to, że podczas gdy zarządzanie wydatkami ma na celu przetwarzanie, wypłacanie i kontrolowanie wydatków pracowników, zarządzanie wydatkami obejmuje wszystko, co organizacja wydaje, aby utrzymać się na rynku i wypracować zysk.

2. Analiza wydatków prowadzi do lepszych decyzji biznesowych

Prawdopodobnie największym wyzwaniem, jakie przyniosła ze sobą pandemia, jest niepewność, która z kolei obniżyła naszą zdolność do podejmowania pewnych decyzji. Nie wiadomo, jak długo potrwa ten stan rzeczy, ale można śmiało powiedzieć, że nadszedł czas, aby zbudować silniejsze podstawy do podejmowania rozsądnych decyzji poprzez włączenie analizy wydatków do rdzenia procesu decyzyjnego.

Przekładanie surowych danych o tym, co i gdzie jest wydawane, na użyteczne informacje, prowadzi do podejmowania lepszych decyzji biznesowych. Analiza wydatków generuje wartościowe spostrzeżenia, które pomagają firmie w budżetowaniu najlepszych i najgorszych scenariuszy, usprawniają strategię zaopatrzenia w trudnych czasach i identyfikują wydatki, które mogą być odłożone w czasie. To tylko kilka sposobów, w jakie analiza wydatków może wpłynąć na podejmowanie decyzji, ale dzięki wglądowi w wydatki, dane mogą być krojone na podstawie szerokiego zakresu wskaźników KPI. Ciągłe ulepszanie danych i poszerzanie zakresu analizy wydatków będzie nadal rzucać światło na możliwości poprawy.

Zapisz się na

nasz BEZPŁATNY newsletterNie

przegap naszych najlepszych treści.Wpisz adres e-mail * Wpiszadres e-mailZapisz
się

3. Wydatki uznaniowe są często pomijane

Jeśli chodzi o wydatki uznaniowe, łatwo jest firmie złapać się na tym, że redukuje wydatki związane z podróżami lub posiłkami i rozrywką i uważa, że jej praca została wykonana. W obecnej rzeczywistości wydatki te są naturalnie redukowane. Dla większości firm istnieją inne aspekty wydatków uznaniowych, które łatwo przeoczyć po prostu dlatego, że nie wiedzą, gdzie ich szukać. Pozycje takie jak powtarzające się subskrypcje, które nie mają już wartości lub wysokiej jakości drukowane materiały marketingowe, które można zastąpić wersjami cyfrowymi to tylko kilka przykładów pozycji, które można przeoczyć. Mając pełny obraz wydatków, znacznie łatwiej jest zidentyfikować koszty, które nie są niezbędne do funkcjonowania firmy. Następnie można przeanalizować, na ile te wydatki zwiększają efektywność, pomagają w zamykaniu nowych transakcji lub umożliwiają dotarcie do nowych klientów.

Ostatecznie, indywidualna kultura wydatkowania w firmie będzie dyktować, w jaki sposób ceni ona różne obszary wydatków uznaniowych, więc nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania, które pozwoliłoby na ich ograniczenie. Jednak holistyczne podejście do zarządzania wydatkami pomaga zidentyfikować miejsca, w których można zrealizować oszczędności, a te z kolei mogą być ponownie zainwestowane w inicjatywy mające na celu zwiększenie przychodów.

4. Zarządzanie wydatkami jest kluczowe dla zespołów rozproszonych i pracy zdalnej

W najlepszych czasach, różne części organizacji pracują w silosach z każdym działem, który wydaje pieniądze, aby osiągnąć swoje strategiczne cele. Silosy te sprawiają, że trudno jest mieć jasne zrozumienie, gdzie pieniądze są wydawane i kiedy, co wprowadza ryzyko wyczerpania się gotówki. W sytuacji, gdy zespoły pracują zdalnie, sytuacja ta uległa jeszcze pogorszeniu. Dotyczy to zwłaszcza zespołów, które polegały na ręcznych lub papierowych procesach zatwierdzania zakupów i wydatków. Firmy te nie tylko stoją w obliczu ryzyka utraty gotówki, ale te ręczne procesy tworzą frustrujące wąskie gardła, które obniżają wydajność. W świecie, w którym praca zdalna stała się koniecznością, papierowe formularze i ustne procesy zatwierdzania po prostu tego nie zniosą!

5. Zarządzanie wydatkami usprawnia zarządzanie ryzykiem i kontrolę wewnętrzną

Czy kontrole wewnętrzne działają zgodnie z oczekiwaniami? Czy każdy członek organizacji przestrzega polityki wydatków? Są to ważne pytania dla liderów finansowych i księgowych, a odpowiedzi można znaleźć analizując wszystkie aspekty wydatków firmy. Tego typu analiza pozwala nie tylko na poprawę kontroli wewnętrznej i polityki wydatków, ale również umożliwia skuteczne zarządzanie ryzykiem poprzez wskazanie obszarów, w których mogą pojawić się problemy. Na przykład, identyfikacja niezatwierdzonych zakupów może ostrzegać o potencjalnym kryzysie gotówkowym zanim on nastąpi, pomagając uniknąć niepotrzebnych opłat za opóźnienia.

Do rzeczy

W miarę jak będziemy radzić sobie z konsekwencjami globalnej pandemii, stanie się jasne, że zarządzanie wydatkami to coś więcej niż tylko branżowe hasło, ale wartościowe ramy dla analizy wydatków, zarządzania ryzykiem i podejmowania rozsądnych decyzji biznesowych. Z pomocą solidnego rozwiązania do zarządzania wydatkami liderzy finansowi i księgowi mogą uzyskać cenny wgląd w wydatki w całej organizacji. Co ważniejsze, tego typu oprogramowanie umożliwia im automatyczne śledzenie i zarządzanie wydatkami oraz podejmowanie trafnych decyzji w oparciu o te dane.

Z pomocą systemu i oprogramowania do zarządzania wydatkami, firmy mogą wykorzystać ten czas na swoją korzyść, dokonując przeglądu kontroli wewnętrznych, usprawniając procesy zakupowe i identyfikując potencjalne oszczędności. Dzięki silnemu przywództwu ze strony księgowości i finansów, działania te mogą przygotować organizację do przetrwania tych niezwykłych czasów i zapewnić jej sukces w miarę poprawy sytuacji gospodarczej.