Jak ogarnąć zmianę w kulturze biurowej
Koniec roku to ważny czas na refleksję. Kiedy...
Niezależnie od tego, czy pracujesz w domu, czy w biurze, spędzasz wiele godzin w tygodniu, komunikując się i współpracując ze współpracownikami. Jest więc praktycznie nieuniknione, że od czasu do czasu pojawią się napięcia, konflikty i nieporozumienia ze współpracownikami.
Niezależnie od tego, czy konflikty wynikają z nieporozumień, sprzecznych priorytetów czy różnic osobowościowych, dla dobra Twojego, członków Twojego zespołu i firmy ważne jest, abyś rozwiązał problem w sposób profesjonalny i uprzejmy.
Oto kilka praktycznych strategii, które możesz wykorzystać do rozwiązywania sporów w miejscu pracy.
Zanim się zaangażujesz, zatrzymaj się, pomyśl i zaplanuj. Zastanów się, jaki jest prawdziwy problem, który chcesz rozwiązać. Zapisz go, opisując sytuację, którą chcesz zmienić. Jeśli konflikt narasta od jakiegoś czasu, oprzyj się chęci wymienienia każdej drobnostki lub przewinienia. Trzymaj się tematu. Często proces spisywania pomaga dotrzeć do sedna sprawy, a nie tylko wywoływać emocje.
Nie zapisuj tylko tego, co jest złe. Zapisuj to, co działa i co jest dobre w danej sytuacji. Skupiając się na pozytywnych aspektach związku, zachowasz zrównoważony obraz relacji, zamiast dać się ponieść emocjom i skupić na negatywnych aspektach.
Jeśli twoim zadaniem jest wspieranie drugiej osoby w dążeniu do poprawy sytuacji, zastanów się, jakie konkretne zmiany muszą nastąpić, aby problem uległ poprawie lub zniknął. Jakie byłyby Twoje wymarzone kroki działania? Pomyśl o tym, zanim umówisz się na spotkanie.
Jeśli Twoja firma korzysta z ocen osobowości, takich jak DiSC czy Kolbe, sprawdź, jak druga osoba radzi sobie z konfliktem. Profile te służą do kształcenia umiejętności jak najlepszej współpracy z innymi ludźmi, więc wykorzystaj je, aby pomóc sobie w zaplanowaniu rozmowy.
Zapisz się naCzęsto jednym z najtrudniejszych aspektów rozwiązywania sporu jest zebranie się na odwagę i przeprowadzenie pierwszej rozmowy. Warto więc poświęcić trochę czasu na przygotowanie mentalne. Postaraj się, aby była to raczej pozytywna, konstruktywna rozmowa, a nie konfrontacja.
Niedawno prowadziłam szkolenie dla pracownika działu kadr, który musiał odbyć trudną rozmowę z jednym z partnerów firmy. Mimo że należała do zespołu kierowniczego firmy, wcześniej podchodziła do tej sytuacji tak, jakby to on był szefem, a ona podwładną, a jej obawy zostały zlekceważone.
Musiała przeformułować rozmowę, aby podejść do niej tak, jakby była na tym samym poziomie co on - bo była. Gdy podeszła do rozmowy spokojnie i z przekonaniem, wysłuchał jej i przeprowadzili owocną rozmowę.
Mamy tendencję do planowania trudnych rozmów na czas, kiedy jest to dla nas najlepsze. Aby jednak uzyskać najlepsze rezultaty tego rodzaju spotkania, należy zaplanować je w czasie najlepszym dla drugiej osoby. Na przykład, jeśli jest to osoba pracująca rano, zaplanuj spotkanie na godzinę przedpołudniową. Zarezerwuj sobie dużo czasu, abyście oboje mogli wyrazić swoje opinie.
Pamiętaj, że takie rozmowy najlepiej przeprowadzać osobiście, ale jeśli nie jest to możliwe, równie dobrze sprawdzi się wideokonferencja. SMS-y, rozmowy telefoniczne, e-maile czy inne formy komunikacji, w których nie widać twarzy drugiej osoby, nie można odczytać jej mowy ciała i usłyszeć tonu głosu, nie są idealnym rozwiązaniem.
Kiedy już dojdzie do rozmowy, przejrzyjcie przygotowane notatki, aby omówić, co działa, a co nie. Zacznij od pozytywnego akcentu, aby przypomnieć sobie, że oboje jesteście w tej samej drużynie, nawet jeśli nie widzicie się w danej kwestii.
Pamiętaj, aby nie mówić do drugiej osoby. Słuchaj dwa razy więcej niż mówisz, aby naprawdę zrozumieć, o co chodzi drugiej osobie. Nie przerywaj drugiej osobie, gdy mówi. Po zakończeniu wypowiedzi powtórz jej słowa, aby upewnić się, że je zrozumiałeś, i zadawaj pytania, aby wyjaśnić swoje rozumienie. Czasami konflikt sam się rozwiąże, ponieważ starasz się zrozumieć drugą osobę.
Jeśli część planowania polegała na wymyśleniu idealnych kroków działania, współpracuj z drugą osobą, aby znaleźć rozwiązanie, które będzie korzystne dla obu stron. Jeśli wspólnie ustalicie działania, na które oboje się zgodzicie, istnieje większe prawdopodobieństwo, że druga osoba zgodzi się na kolejne kroki.
Po ustaleniu planu działania nie pozwól, by był to koniec rozmowy. Zaplanuj spotkanie uzupełniające kilka tygodni później. Pozwoli to upewnić się, że oboje jesteście odpowiedzialni za realizację planu lub wprowadzić do niego poprawki, jeśli coś się nie udaje.
Kiedy poczynisz postępy, gratuluj sobie nawzajem. Nawet jeśli jest to tylko niewielka poprawa, świętowanie małych zwycięstw może pomóc w budowaniu sukcesu.
W idealnym świecie rozmowa jest produktywna i każdy robi to, co do niego należy, aby posunąć się naprzód. Ale oczywiście nie żyjemy w idealnym świecie. Czasami nawet dwie osoby o najlepszych intencjach mają problem ze znalezieniem wspólnej płaszczyzny porozumienia. Jeśli nie możesz spotkać się pośrodku, poproś osobę trzecią o ułatwienie rozmowy.
Może to być menedżer, partner, ekspert ds. zasobów ludzkich lub zewnętrzny mediator. Wybierz osobę, którą obaj szanujecie, i upoważnij ją do pomocy w osiągnięciu lepszego rozwiązania, tak aby wynik był najlepszy dla firmy - a nie dla jednej lub drugiej osoby.
Zawsze, gdy ludzie są zaangażowani i oddani, nieuchronnie dochodzi do konfliktów i sporów. Radzenie sobie z tym konfliktem może być onieśmielające i nieprzyjemne, ale jest konieczne. Pamiętaj, aby skupić się na relacji. W konflikcie nie chodzi o sytuację, ale o osobowości, motywacje i racje ludzkie. Utrzymanie zdrowych relacji w pracy powinno być jednym z priorytetów, a reszta sama się ułoży.
Potężny sojusznik podatników, American Institute of CPAs (AICPA) oficjalnie zwrócił się do...
Czytaj więcejHistoria ma tendencję do powtarzania się, a twórcy złośliwego oprogramowania wykorzystują...
Czytaj więcejWiele z pracy, którą wykonujesz w księgowości, wykonujesz samodzielnie - wiele, ale nie...
Czytaj więcej