Jak ogarnąć zmianę w kulturze biurowej
Koniec roku to ważny czas na refleksję. Kiedy...
Posiadanie technologii, procesów i protokołów bezpieczeństwa cybernetycznego w chmurze, które pozwolą na bezpieczne wykonywanie pracy księgowej, jest w tym momencie nie do przecenienia. Ale co z utrzymaniem i ochroną kultury, nad którą Ty i Twój zespół tak ciężko pracowaliście?
Łatwo jest przeoczyć element ludzki, kiedy Twoja firma co tydzień zmienia się, aby zachować bezpieczeństwo i wydajność, a także przestrzegać nowych przepisów i zmienionych terminów. Element ludzki, wspólnota zespołu i, co najważniejsze, kultura, która czyni Twoją firmę CPA unikalną i wyjątkową, muszą być traktowane w nowy sposób w związku z pandemią.
Dobrą wiadomością jest to, że poprzez chmurę, odpowiedni sprzęt i innowacyjne oprogramowanie, które dodałeś lub myślisz o dodaniu, nie tylko umożliwia wirtualną pracę, ale może być również wykorzystane do wirtualnego budowania zespołu, ochrony kultury i integracji nowych ludzi
do tej kultury.Oto wskazówki dotyczące utrzymania i rozwoju kultury Twojej firmy CPA podczas pandemii koronawirusów:
Tak, wykonanie pracy dla klienta zawsze musi być priorytetem, ale nie oznacza to, że każde spotkanie musi dotyczyć zadań, celów projektu i innych szczegółów pracy z klientem.
Jest to w porządku, a w rzeczywistości zdrowe i korzystne, aby wyznaczyć segment stałych spotkań pracowników do wirtualnej rozmowy "water cooler". Ten czas można wykorzystać na rozmowy o bieżących wydarzeniach, najnowszych serialach Netflixa do obejrzenia lub wielu innych interesujących tematach, które są zabawne i mogą zmniejszyć stres.
Ważne jest, aby kierownictwo firmy CPA pamiętało, że praca nie jest jedynym źródłem stresu pracowników. Kwarantanna i nakaz pozostania w domu stworzyły zupełnie nową warstwę stresu w domu dla pracowników, którzy mają młodsze dzieci i mieszkają w domach o dwóch dochodach, dla młodszych członków zespołu odciętych od przyjaciół i rodziny lub tak naprawdę dla każdego członka zespołu, który przetrwał pandemię.
Każda okazja do śmiechu, relaksu i cieszenia się towarzystwem innych powinna być wykorzystana. Wirtualne spotkania przy "chłodnicy wodnej" są świetnym sposobem, aby robić to regularnie. Pracownicy powinni na zmianę pełnić funkcję lidera tematu "water cooler", tak aby każdy miał szansę prowadzić rozmowę i uczestniczyć w niej, a liderzy spotkań powinni mieć ten segment pod kontrolą, aby nie wpływać na inne punkty porządku obrad.
W każdy piątek, co drugi piątek lub raz w miesiącu (ważne jest, aby zachować spójność, aby ludzie mieli na co czekać) organizuj wirtualne happy hour w Zoomie lub innym oprogramowaniu do wirtualnych spotkań, którego używasz w swojej firmie. Zachęć pracowników do wzięcia udziału, promuj to poprzez komunikację wewnętrzną i zachęć zespół do przyniesienia swojego ulubionego napoju dla dorosłych lub bezalkoholowego na wirtualne spotkanie.
Upewnij się, że zespół wie, że jest to nieformalne wydarzenie, więc może założyć co chce. Od Ciebie zależy, czy wirtualna happy hour będzie miała określoną strukturę (np. gry, ciekawostki itp.), czy też będzie po prostu swobodną okazją do rozmowy o czymkolwiek.
Jeśli wirtualne happy hour nie pasuje do Twojej kultury, rozważ zrobienie wirtualnej przerwy na kawę lub wirtualnej przerwy na przekąski. Ważne jest, aby Twoja firma CPA tworzyła spójne możliwości wspólnego spędzania czasu, które pasują do kultury Twojej firmy.
Nowi pracownicy rozpoczynający pracę w Twojej firmie CPA podczas pandemii mogą stanąć przed prawdziwym wyzwaniem integracji z zespołem. Podekscytowanie związane z zatrudnieniem może szybko przerodzić się w obawy i niepokój, jeśli nowy pracownik pozostaje odizolowany od zespołu, który był już blisko związany przed epidemią COVID-19.
Krytyczną częścią udanego wprowadzenia na stanowisko jest stworzenie procesu, dzięki któremu nowy pracownik może rozwinąć nowe relacje z członkami zespołu. Można to zrobić wirtualnie, podobnie jak w przypadku wirtualnej happy hour lub przerwy na kawę.
Stwórz wirtualny lunch dla nowo zatrudnionych, podczas którego Twoja firma płaci za dostawę jedzenia do domów pracowników i wszyscy spotykają się online w tym samym czasie, aby poznać i powitać nowego członka zespołu. Radzimy, aby to spotkanie online było nieco bardziej ustrukturyzowane niż wirtualna happy hour lub rozmowa w "wodnej chłodni".
Zapewnij możliwość przedstawienia się i być może przeprowadzenia zabawnego, angażującego ćwiczenia na przełamanie lodów. Ważne jest, aby pokazać nowemu pracownikowi, że Twoja firma dba o niego i że zespół jest gotowy poświęcić czas na powitanie go w firmie.
Oprogramowanie takie jak Slack i inne podobne narzędzia mogą być niezwykle pomocne w utrzymaniu zespołu w kontakcie z firmą i między sobą. Narzędzia te pozwalają administratorom na tworzenie specyficznych kanałów komunikacyjnych, np. dla spraw związanych z klientami, dla zamieszczania zabawnych GIF-ów lub dzielenia się nową muzyką.
Kanały te mogą zapewnić pracownikom zabawne możliwości dzielenia się przepisami, wskazówkami dotyczącymi treningu, sugestiami dotyczącymi muzyki i filmów oraz filmami. Ponownie, wykorzystanie technologii i narzędzi do utrzymania i budowania silnej kultury firmy nigdy nie było tak ważne, a narzędzia takie jak Slack i inne mogą naprawdę wzmocnić łączność pracowników.
Jedną z najważniejszych lekcji, jakich nauczyli się ludzie, którzy pracowali w domu przed COVID-19, jest uwolnienie się od poczucia winy. Jest to prawdziwe nawet w normalnych okolicznościach: Jeśli dotrzymujesz terminów, wykonujesz świetną pracę i odpowiadasz na e-maile, teksty i telefony, to nie ma nic złego w tym, że wychodzisz na spacer z psem o 14:00 lub zabierasz dziecko na lody, gdy skończy szkołę.
Kluczem jest pozostanie produktywnym i responsywnym. Jeśli wykonujesz swoją pracę, to naprawdę nie powinno mieć znaczenia dla twojego pracodawcy, kiedy jest ona wykonywana lub czy ściśle przestrzegasz harmonogramu od 9 do 5.
Jako właściciel firmy CPA lub członek zarządu, przyjęcie elastycznego sposobu pracy jest niezbędne do utrzymania zadowolenia i produktywności zespołu, zwłaszcza w obliczu dodatkowego stresu spowodowanego pandemią. Mikrozarządzanie harmonogramami telepracy przyniesie efekt przeciwny do zamierzonego i tylko zwiększy stres, jaki odczuwa Twój zespół każdego dnia. A powszechnie wiadomo, że zestresowani, nieszczęśliwi pracownicy są mniej wydajni i częściej odchodzą do innych pracodawców - być może do konkurencji.
Będziesz wiedział, kto nadal produkuje, a kto ma problemy, po ich wynikach i wynikach Twojej firmy, tak jak w środowisku sprzed COVID-19. Zbytnia sztywność nie pomoże. Rozwiązywanie problemów związanych ze słabymi wynikami w czasie pandemii to temat na inny dzień, ale najważniejsze jest, aby przed podjęciem jakichkolwiek działań zrobić wszystko, aby zrozumieć, co dzieje się z pracownikiem osiągającym słabe wyniki, szczególnie biorąc pod uwagę nietypowe okoliczności.
Mniej zestresowani, lepiej zgrani pracownicy, którzy mają zapewnioną elastyczność, której potrzebują, w bardzo dużym stopniu pozostaną produktywni podczas kryzysu COVID-19. To do kierownictwa firmy CPA należy zmiana podejścia z nastawienia na pracę wyłącznie z klientem na podejście, które stwarza możliwości rozładowania stresu, koleżeństwa, świętowania i śmiechu.
Nie ma wątpliwości, że w dzisiejszych czasach wszyscy potrzebujemy odrobiny humoru. Budowanie ekosystemu IT opartego na telepracy to nie tylko wykonywanie pracy w czasie pandemii, ale także utrzymanie społeczności i kultury, która jest podstawą sukcesu.
Uwaga redaktora: Chcesz mieć szansę na wygranie karty upominkowej o wartości 250 dolarów dla Ciebie lub Twojego pracownika? Wypełnij naszą krótką ankietę dotyczącą zarządzania praktyką.
Potężny sojusznik podatników, American Institute of CPAs (AICPA) oficjalnie zwrócił się do...
Czytaj więcejHistoria ma tendencję do powtarzania się, a twórcy złośliwego oprogramowania wykorzystują...
Czytaj więcejWiele z pracy, którą wykonujesz w księgowości, wykonujesz samodzielnie - wiele, ale nie...
Czytaj więcej