Nasza seria przerażających przykładów tego, jak rzeczy w księgowości mogą pójść źle, kontynuuje się, gdy przynosimy wam terror tego, co dzieje się, gdy nieetyczny, niekompetentny kontroler spotyka się z zerowym nadzorem.
Mój współpracownik, "Peter" i ja zostaliśmy wysłani do nagłego wezwania, ponieważ kontroler dla "Bright Light Solar", tak to nazwę, zrezygnował nagle i lista płac musiała wyjść następnego dnia. Nasza firma została wynajęta do świadczenia usług zdalnego kontrolera, więc wyruszyliśmy, aby zrobić listę płac i rozeznać się w sytuacji.
Mimo że był to rok 2006, system księgowy Bright Light Solar używał interfejsu DOS. Na szczęście Peter był geniuszem księgowym i komputerowym, więc rozgryzł to i zrobił listę płac.
Tymczasem usiadłem przy biurku byłego kontrolera, CPA, którego nazwiemy "Dirk", i zacząłem przeglądać jego pliki. Znalazłem jego miesięczne arkusze uzgodnień bankowych, które powierzchownie wyglądały dobrze, ale kiedy sprawdziłem formuły, po prostu się nie sumowały.
Błędy w formułach oznaczały, że gotówka, która była zawsze zawyżona, a jego arkusze kalkulacyjne zawierały uzgodnienie drobnej gotówki. Ostatni z nich pokazywał saldo drobnej gotówki w wysokości około 800 dolarów, ale w niezamkniętej skrzynce znajdowało się tylko około 50 centów.
Następnie zauważyłem schludny stos papierów na półce przy oknie, zawierający półtora cala zawiadomień IRS i stanu Nowy Meksyk o podatkach i dochodach, z których wszystkie dotyczyły błędów w płatnościach podatku od wynagrodzeń. Wyglądało na to, że podejście Dirka do płacenia podatków od wynagrodzeń polegało na płaceniu "czegoś" i czekaniu, aż organy podatkowe powiedzą mu, ile firma naprawdę jest winna, plus kary i odsetki.
Duński właściciel Bright Light Solar rzadko odwiedzał swoją firmę i całkowicie polegał na Dirku w sprawach finansowych. Kompetentny kierownik nadzorował produkcję, recepcjonistka na pół etatu odbierała telefony, a Dirk miał wolną rękę co do reszty. Właściciel był w trakcie negocjacji w sprawie sprzedaży firmy, więc chciał, abyśmy szybko zakończyli sprawy.
Zebraliśmy co się dało i wróciliśmy do biura. Moja koleżanka Roxanne została przydzielona do dokończenia ostatecznej księgowości i właściciel dał jej dostęp do kont bankowych i kart kredytowych, więc zaczęła pobierać wyciągi.
Zaczęła wtedy zauważać dziwne transakcje, które nie miały sensu dla firmy produkującej energię słoneczną, takie jak:
- Garnitury z The Men's Wearhouse
- Rower i kask z lokalnego sklepu rowerowego
- Posiłki z wysokiej klasy restauracji
- Mnóstwo wypłat z bankomatu w lokalnym kasynie.
Bez żadnego nadzoru Dirk bezczelnie okradał firmę i pewnie dlatego tak nagle odszedł.
W sumie Roxanne znalazła około $50,000 dziwnych transakcji dokonanych przez Dirka. Zapytała właściciela Bright Light Solar, czy chciałby, aby umieściła te informacje w raporcie, który miałby trafić na policję, ale on powiedział, że nie, że chce tylko sprzedać firmę.
Mniej więcej w tym samym czasie dowiedzieliśmy się, że jeden z naszych klientów zatrudnił Dirka na stanowisko kontrolera, co postawiło nas przed dylematem etycznym. Czy powiedzieć naszemu klientowi, że źle zatrudnił, co wymagałoby od nas ujawnienia tego, czego dowiedzieliśmy się z wrażliwej sytuacji z innym klientem, naruszając jego poufność? Na szczęście nasz klient miał lepszy nadzór nad swoim kontrolerem niż Bright Light Solar i zanim mogliśmy wymyślić, co zrobić, zwolnili Dirka za niekompetencję.
Nie jestem pewien, co stało się z Dirkiem po tym wydarzeniu, najprawdopodobniej opuścił miasto, aby rozwijać swoje talenty gdzie indziej.
Morał z tej historii
Nawet jeśli zatrudnisz CPA (kontrolera lub innego), nie jest to gwarancja etycznego zachowania. Przynajmniej właściciele firm powinni przeglądać wyciągi z banku i kart kredytowych pod kątem nietypowych transakcji.
Dobrym pomysłem jest również przeglądanie raportów płacowych i płatności podatku od wynagrodzeń, aby upewnić się, że płatności podatkowe są dokonywane prawidłowo. Staranne i dokładne sprawdzenie poprzednich pracodawców Dirka mogło zaalarmować właściciela o jego podstawowej niekompetencji.
W przyszłym tygodniu: dlaczego powinieneś obawiać się planowania majątku w łóżku śmierci
