IRS jest notorycznie wybredny, jeśli chodzi o uzasadnianie wydatków na podróże służbowe. W rezultacie, spory często trafiają do sądu podatkowego, nawet jeśli podatnicy korzystają z cyfrowych metod śledzenia wydatków. W nowej sprawie Johnson, TC Memo 2020-79, 6/8/20, pewne rażące zaniedbania podatnika okazały się punktem zwrotnym.
Po pierwsze, oto kilka informacji ogólnych. Jeśli jesteś właścicielem firmy, możesz odliczyć zwykłe i niezbędne wydatki związane z działalnością gospodarczą, w tym niektóre koszty podróży. Jednakże, aby kwalifikować się do odliczenia, należy spełnić rygorystyczne wymogi dotyczące prowadzenia dokumentacji określone w przepisach podatkowych.
W szczególności, jeżeli podatnik używa pojazdu do celów biznesowych, musi on udokumentować odpowiednimi zapisami lub wystarczającymi dowodami potwierdzającymi jego własne oświadczenie, co następuje:
- Kwota wydatku;
- przebieg dla każdego wykorzystania pojazdu w celach służbowych, jak również łączny przebieg dla wszystkich celów w danym roku podatkowym
- Czas i miejsce podróży lub użytkowania oraz
- Cel biznesowy wydatku.
Przepisy generalnie wymagają od podatników prowadzenia księgi rachunkowej, dziennika lub podobnej ewidencji oraz dowodów z dokumentów w celu ustalenia każdego elementu dla każdego wydatku.
Zapisz siędo naszego BEZPŁATNEGO newslettera email
Nie przegap naszych najlepszych treści.Wpisz adres email * Wpiszadres emailZapisz sięW nowej sprawie, podatnik, który prowadził farmę i mieszkał na ranczu w Colorado, zgłosił wydatki na podróże służbowe samochodem i pick-upem, w tym odliczenie Sekcji 179 dla samochodu. Jako główny dowód przedstawił kalendarz Microsoft Outlook odzwierciedlający jego podróże w spornych okresach, uzupełniony jego zeznaniami.
Podatnik używał kalendarza do zapisywania wszystkich spotkań i wydarzeń, w tym tych związanych z jego pracą na farmie, inną firmą, której był właścicielem, oraz jego osobistymi podróżami. Wiele wpisów w jego kalendarzu odnotowywało jedynie, że podróżował do i/lub z rancza. Co istotne, nie wymieniały one celu podróży.
W związku z tym, bez tych istotnych informacji, Sąd Skarbowy stwierdził, że nie może ustalić, które z podróży służyły uzasadnionemu celowi biznesowemu, jeśli w ogóle. Co więcej, nie mógł ustalić, czy biznesowe wykorzystanie ciężarówki przez podatnika przekroczyło 50% jej całkowitego wykorzystania, jak wymaga tego Sekcja 179. Wniosek końcowy: Odliczenia związane z wydatkami podatnika na podróże zostały odrzucone.
Morał z tej historii: Dzięki postępowi technologicznemu w dzisiejszych czasach łatwiej jest śledzić wydatki na podróże niż w nie tak odległej przeszłości. Wciąż jednak należy upewnić się, że wszystkie "i" są postawione, a "t" przekreślone w staroświecki sposób. Upewnij się, że Twoi klienci przestrzegają przepisów dotyczących uzasadniania wydatków.
