Niektóre transakcje, zwłaszcza te, które dotyczą dużych kwot pieniędzy, mogą być rozliczane w częściach. Nabywca płaci z góry, a następnie, po otrzymaniu przez sprzedawcę towaru lub wykonaniu usługi, pozostałą część kwoty.
Jest to dobre rozwiązanie, jeśli kupujący nie chce płacić całej kwoty z góry (aby mieć pewność, że usługodawca zrealizuje swoje zamówienie). Sprzedawca z drugiej strony doceni jednak zaliczkę jako zachętę do terminowego wykonania pracy i pokrycia wszelkich kosztów związanych z zamówieniem. Aby upewnić się, że wszystko przebiega zgodnie z planem, zarówno sprzedawca, jak i nabywca będą potrzebowali faktury. W większości przypadków wymagana będzie również faktura końcowa.
Kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową?
Ustawa o VAT reguluje strukturę i format faktur zaliczkowych, a także listę sytuacji, w których sprzedawca ma obowiązek wystawienia takiego dokumentu. Art. Art. Oznacza to, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zaliczki lub zadatku. Dotyczy to jednak tylko podatku VAT. Do tego tematu wrócimy później.
Jeśli nabywca, na rzecz którego świadczysz usługę lub sprzedajesz produkty, jest przedsiębiorcą, wpłata zaliczki nie może być przedmiotem zwykłej umowy ustnej. Nie wystarczy wspomnieć o zaliczce w pisemnej umowie między stronami. Jako sprzedawca jesteś zobowiązany do udokumentowania otrzymanej zaliczki fakturą.
Od tej zasady istnieją pewne wyjątki. Faktury zaliczkowej nie trzeba wystawiać w pewnych sytuacjach, np. gdy przedmiot umowy dotyczy:
- Dostarczania energii elektrycznej, cieplnej i chłodniczej;
- dystrybucji energii elektrycznej, ciepła i gazu ziemnego
- usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych;
- uzdatniania wody lub dostarczania wody za pomocą sieci wodociągowej
- Usługi w zakresie wynajmu, leasingu lub dzierżawy
- Usługi w zakresie bezpieczeństwa, ochrony mienia, strzeżenia lub magazynowania
- Usługi prawne lub biurowe.
Jak wystawić fakturę zaliczkową?
Ustawa o VAT wymienia elementy składowe faktury zaliczkowej w art. 106f i 106e. Jakie informacje muszą znaleźć się na fakturze zaliczkowej?
- Data wystawienia faktury zaliczkowej
- Numer kolejny nadawany jest w jednej lub kilku seriach i jednoznacznie identyfikuje fakturę.
- Nazwiska i imiona podatnika oraz nabywcy towarów i usług wraz z ich adresami.
- Numer służący do identyfikacji podatnika dla celów podatkowych (NIP lub REGON w przypadku braku dwóch ostatnich);
- datę zakończenia lub wykonania dostawy towarów i świadczenia usług lub datę otrzymania zapłaty. Jeżeli podano taką datę, musi ona być inna niż data wystawienia faktury.
- Kwota otrzymanej zapłaty
- Dane dotyczące zamówienia/umowy, w szczególności:
- Nazwa oferowanych towarów lub usług;
- Ilość zamówionych towarów
- Zamówione towary i usługi, pomniejszone o podatek
- Stawka podatku
- Kwota podatku
- Wartość zamówienia lub umowy, łącznie z kwotą podatku.
Faktury zaliczkowe muszą być wystawiane w terminach wynikających z ogólnie przyjętych zasad fakturowania. Sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej nie później niż 15. dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła pełna lub częściowa płatność. Fakturę zaliczkową można wystawić w dowolnym momencie, jednak nie później niż w ciągu 60 dni.
Puste Faktury Vat
Z wystawianiem faktur zaliczkowych wiąże się pewne ryzyko. Sprzedawca może wystawić fakturę zaliczkową z dużym wyprzedzeniem i nie zapłacić jej w wyznaczonym terminie. Jest to szczególnie niekorzystna sytuacja dla sprzedawcy, ponieważ oznacza to, że faktura sprzedawcy nie odnosi się do rzeczywistej transakcji. Zostanie ona uznana za "pustą fakturę".
Deklaracja JPK nie powinna zawierać pustych faktur VAT. Przedsiębiorca musi jednak ujawnić w deklaracji każdą fakturę zaliczkową. Art. 88 par. 3a pkt 4a) ustawy o VAT.
Jak rozliczyć fakturę zaliczkową?
Załóżmy, że wszystko poszło dobrze - wystawiliśmy fakturę, a wykonawca wywiązał się z obietnicy. Należy pamiętać, że faktura zaliczkowa służy wyłącznie do celów VAT. Po wystawieniu faktury zaliczkowej i dokonaniu wpłaty na konto firmy nie ma konieczności płacenia podatku PIT. Dopiero po wystawieniu faktury końcowej, która jest dokumentem uzupełniającym fakturę zaliczkową, powstaje obowiązek zapłaty podatku dochodowego z tytułu tej transakcji.
Nabywcy powinni również zwracać uwagę na datę rozliczenia faktury zaliczkowej, zwłaszcza jeśli otrzymali ją przed dokonaniem płatności. Otrzymanie faktury zaliczkowej nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w VAT. Dopiero zapłata całej kwoty daje nabywcy prawo do odliczenia podatku VAT. Jeżeli sprzedawca wystawił fakturę rozliczeniową na koniec okresu rozliczeniowego, a zaliczka występuje w następnym okresie, należy zwrócić na to szczególną uwagę.
Faktura końcowa do faktury zaliczkowej
W większości przypadków wystawienie faktury zaliczkowej nie kończy sprawy. Konieczne jest również wystawienie faktury końcowej. Co powinieneś wiedzieć o fakturze końcowej?
Kiedy należy wystawić fakturę końcową?
Jeśli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej kwoty należnej za towary lub usługi, wystawiana jest faktura końcowa. Jeśli na przykład faktura zaliczkowa została wystawiona na 30% uzgodnionej kwoty, a płatność wpłynęła na konto bankowe firmy, faktura końcowa powinna uwzględniać pozostałe 70% wartości usługi lub towaru.
Jak przekształcić fakturę końcową w fakturę zaliczkową?
Jak już wspomnieliśmy, faktura zaliczkowa jest obowiązkiem podatkowym. Jest to jednak tylko podatek VAT. Dopiero po wystawieniu faktury końcowej należy zapłacić podatek dochodowy.
Czy faktura końcowa jest wymagana?
W niektórych przypadkach sprzedawca może wystawić fakturę, która uwzględnia 100% płatności. Dokument ten nazywany jest fakturą zaliczkową/końcową. Wystawiana jest faktura końcowa. Nie ma potrzeby wystawiania osobnej faktury. Na fakturze końcowej należy jednak zaksięgować zarówno podatek VAT, jak i podatek dochodowy.
