Abyś Ty i Twoi klienci mogli nadal świadczyć usługi księgowe i/lub inne produkty i oferty, musisz osiągać zyski. A rentowność to dobra rzecz, którą możesz osiągnąć.
Istnieje tak wiele książek, programów i metod, które można dowiedzieć się i używać. Nie starałem się ich zebrać do tego artykułu. Jednak niektóre proste pomysły wydają się być częścią tych różnych metod:
- Oferuj usługi, które klienci potrzebują i muszą mieć - to podstawa usług zgodności naszych praktyk.
- Oferuj usługi, których klienci chcą i z których będą czerpać bezpośrednie korzyści - to tworzy nasze doradztwo, Client Accounting Services (CAS) i konsultingowe części praktyki.
- Rób to, co sprawia, że Ty i inni są szczęśliwi - jeśli muszę Ci to wyjaśnić, ten artykuł niewiele pomoże.
- Wycena wartościowa generalnie przynosi większe zyski niż rozliczenia godzinowe - oczywiście można rozliczać się godzinowo, ale warto poświęcić czas na naukę prawidłowego wyceniania usług.
- Pracuj mądrzej, nie ciężej - zoptymalizuj przepływ pracy, aby Twoja firma była zarówno wydajna, jak i skuteczna.
- Komunikuj się jasno - do swoich klientów, zespołu, partnerów, przyjaciół i rodziny.
- Bądź etyczny we wszystkim, co robisz - jest to bardziej powszechne w zawodzie księgowego, ponieważ większość specjalistów cechuje uczciwość, inteligencja i niezależność. Ale to przekłada się na to, że zawsze postępujesz właściwie.
Usprawniaj wiele prostych rzeczy
Istnieją proste diagnozy, które możesz wykonać w swojej firmie, jeśli nie osiągasz swoich celów w zakresie realizacji i wykorzystania zasobów. Po pierwsze, krytycznie przeanalizuj, gdzie Twój zespół spędza czas.
Kiedy przeprowadzam ocenę technologii dla firm CPA, często szukam miejsc, w których można zaoszczędzić pięć minut dziennie na osobę (zmiana ewolucyjna) oraz miejsc, w których można zaoszczędzić godziny (zmiana rewolucyjna).
Administratorzy, pracownicy i seniorzy często wykonują niepotrzebne czynności, ponieważ myślą, że chcesz, aby robili to w określony sposób. Zwróć uwagę na małe i duże marnotrawstwa czasu podczas optymalizacji procesów.
Gartner Group sugeruje, że im więcej opcji komunikacyjnych oferujesz, tym mniejsza będzie rentowność Twojej firmy. Gartner twierdzi, że każdy dodatkowy kanał, który oferujesz kosztuje Cię więcej niż 8 dolarów za interakcję.
Jeśli sprawdzasz pocztę elektroniczną, potem wiadomości tekstowe, następnie pocztę głosową, sortujesz pocztę fizyczną, a na końcu sprawdzasz innych w biurze, masz poczucie zmarnowanego czasu. Nie denerwuję się łatwo, ale tracenie czasu na szukanie czegoś, co powinno być łatwo dostępne, z pewnością nie czyni mojego dnia lepszym.
Jeśli kiedykolwiek musiałeś szukać wiadomości w wielu miejscach komunikacji lub wycinać i wklejać pliki na różnych platformach, wiesz, co Gartner ma na myśli. Większość firm spędza do 40 procent czasu wszystkich pracowników na gromadzeniu dokumentów.
Ten nieefektywny proces gromadzenia dokumentów ma miejsce, ponieważ dane znajdują się w silosach. Nikt nie wie wszystkiego. Jeśli klient właśnie miał rozmowę z menedżerem, ponieważ nie byłeś dostępny na temat fuzji lub przejęcia, sprzedaży lub zakupu budynku, lub procesu sądowego, a to nie zostało przetłumaczone na notatkę do pliku, jak to odkryć? Ponadto, ta rozmowa może szybko stracić coś w gąszczu sezonu lub gorączkowy dzień.
Kiedy dane znajdują się w silosach, nikt nie może działać szybko, ponieważ ryzyko jest zbyt duże. Jeśli wydasz rekomendacje dla klienta, nie wiedząc o ważnym wydarzeniu biznesowym, ponieważ "firma została już poinformowana", jak to wygląda? Jak dokładna jest Twoja rekomendacja?
Kiedy rozważam, jak dużo i jak mało moja ponad 40-letnia firma CPA wie o mojej działalności i osobistych sprawach finansowych, ile zależy ode mnie, a ile od nich? Praca nad doświadczeniem klienta poprawia wiele rzeczy, ale największy wpływ ma na komunikację.
Poprawia się komunikacja wewnątrz firmy oraz z klientami spoza firmy. Poprawa doświadczenia klienta od starego sposobu do nowego, ulepszonego modelu komunikacji (Google "Client Experience 2.0", aby dowiedzieć się więcej). CX 2.0 usuwa wszystkie te bariery, a ponieważ klienci wysyłają swoje informacje szybko i nie ma silosów danych, każdy może zrobić więcej.
Większość firm ma problemy ze znalezieniem wykwalifikowanych członków zespołu. Co więcej, ci, którzy są dostępni, oczekują i żądają wyższych wynagrodzeń. W rezultacie, niewiele firm ma wystarczająco dużo wolnego czasu.
Jednakże, stracone godziny miękkie są odzyskiwane, gdy więcej jest robione efektywnie i szybciej dzięki CX 2.0. W ciągu ponad 40 lat mojego doradztwa dla firm CPA, wszystkie firmy, które odwiedziłem miały zmarnowane miękkie godziny. Szacuję, że dostępne godziny miękkie w większości firm wynoszą od 7 do 15 procent. Co by było, gdybyś mógł uzyskać 7-15 procent więcej godzin dostępnych dla Twojego obecnego zespołu? Jak wykorzystałbyś ten czas?
Czy zamieniłbyś go na czas osobisty z większą ilością wolnego czasu i więcej czasu z rodziną, czy też pracowałbyś nad projektami ważnymi dla Ciebie i firmy rozszerzającej Twoją praktykę?
Po uwolnieniu potencjału, praca doradcza o wyższej wartości może zastąpić pracę administracyjną o niższej wartości, taką jak żądanie dokumentów od klientów i śledzenie statusu każdego żądania. Poza tym, co jest bardziej interesujące - bezpośrednia pomoc klientom czy gonienie za potrzebnymi informacjami?
Technologia, która pomaga
Doświadczenie klienta 2.0 to poważna sprawa. Niestety, wiele firm zapewnia klientom doświadczenie, które jest okropne. Tradycyjnie, nasza technologia nie pomogła zbyt wiele z narzędziami, które były niedostępne dla klientów i końcowych produktów, które były jak kiełbasa lub hot-dogi.
Naprawdę nie chcesz zobaczyć, jak one powstają. Technologia dostępna dla naszych firm nie została stworzona, aby zapewnić kompleksowe doświadczenie. Większość z nich została zaprojektowana w celu uzyskania dokładnej pracy nad zgodnością w wyznaczonym terminie.
Ale to nie jest to, co nowe pokolenie właścicieli firm i członków zespołów chcą dzisiaj. Oni chcą łatwego doświadczenia. Musimy rozważyć, w jaki sposób dokumentacja i informacje będą docierać do naszych usług zgodności podatkowej i audytu. Najlepiej jest używać tych samych narzędzi do gromadzenia wszystkiego, co jest potrzebne do CAS, doradztwa i każdego innego obszaru Twojej praktyki.
W tym miejscu z pomocą przychodzi narzędzie takie jak Liscio. Konsolidacja całej komunikacji z klientem w jednym, wspólnym kanale, zapewniającym doskonałą obsługę klienta, poprawi rentowność Twojej firmy. Dzięki Liscio, optymalizujesz przepływ pracy i usprawniasz komunikację z klientami.
Wysyłanie wszystkich zapytań PBC (Prepared by Client) przez Liscio zamiast przez e-mail, portal, czy tekst na urządzeniu mobilnym daje Twojemu zespołowi jedno miejsce do wysyłania i otrzymywania dokumentów klienta. Liscio eliminuje silosy informacyjne.
Jeśli chcesz, aby każda interakcja z klientem była wspaniałym doświadczeniem, możesz zainteresować się rozwiązaniem Relay. Relay ułatwia sprzedaż, aktywację i obsługę produktów technologii biznesowych w skali globalnej. Platforma pomaga dostarczać proste, przewidywalne i spersonalizowane doświadczenia klientów.
Pracuj nad integracją swoich narzędzi z narzędziem do zarządzania praktyką, takim jak Karbon i rozwiązaniem do przechowywania dokumentów, takim jak SmartVault, aby kontrolować swoją praktykę i swoje dokumenty. Możesz mieć wydajną, skuteczną platformę operacyjną dla swojej firmy.
Warto jednak poświęcić więcej czasu na rozwój usług doradczych i CAS. Istnieją platformy, takie jak Complete Advisory Solution, które organizują i umożliwiają świadczenie usług doradczych przez cały zespół.
Zalecamy również korzystanie z pakietów technologii CAS, w ramach których wybierają Państwo zintegrowaną platformę dostarczania usług dla swoich klientów. Na przykład, załóżmy, że do prowadzenia księgowości używasz QuickBooks Online. W takim przypadku można rozszerzyć system o Bill.com lub Corpay One dla AP, OnPay, Payroll Relief lub Rippling dla płac, LivePlan dla zarządzania przepływami pieniężnymi i planowania biznesowego oraz Fathom, Helix Reports lub Reach Reporting dla uproszczonego raportowania. Alternatywnie można wybrać platformy Accounting Power, Sage Intacct lub Xero.
Wreszcie, będziesz chciał zintegrować swoje rozwiązanie z Microsoft 365, Google Workspace lub Zoho One. Ponownie, poświęcenie czasu na analizę i przemyślany wybór platform technologicznych zapewni zarówno krótkoterminowe możliwości, jak i długoterminową rentowność.
Doskonała obsługa klienta = rentowność
Nic nie jest dla mnie smutniejsze niż dobry biznes, który upada z powodu złego zarządzania lub złych decyzji. Księgowi mogą temu zapobiec dzięki proaktywnym usługom CAS i doradztwa. Jednakże, może to nie być tym, co motywuje Cię na co dzień.
Mogą być Państwo podekscytowani zawiłościami przepisów podatkowych i szansą zaoszczędzenia pieniędzy swoim klientom poprzez wykorzystanie najnowszych możliwości. Podczas gdy Ty możesz znać każdy zakręt w kodeksie podatkowym, narzędzie takie jak Corvee może pomóc Ci wyjaśnić możliwości Twoim klientom.
Nadchodzący rok stwarza wspaniałą okazję do pomocy klientom. Większość firm zapewnia świetną obsługę klienta, ale dzięki modelowi Client Experience 2.0, odpowiednim platformom i właściwemu podejściu, chcielibyśmy, aby Państwa firma zapewniała doskonałą obsługę klienta. Jesteśmy pewni, że co się kręci, to się kręci. Jeśli pomożesz swojemu klientowi osiągnąć maksymalną rentowność, jesteśmy pewni, że Twoja firma również to zrobi!
