Podczas gdy wiele firm traktuje pracowników jak jednorazowego użytku, najbardziej efektywne firmy księgowe zdają sobie sprawę, że pracownicy są najcenniejszym aktywem firmy.
Księgowi są zazwyczaj inteligentni i rozważni. Dlatego mądrze jest wykorzystywać umiejętności swojego zespołu. Jednakże, musisz być w stanie delegować im zadania, a jednocześnie być w stanie monitorować jakość. Jako kadra zarządzająca, jednym z Twoich zadań jest zapewnienie, aby pracownicy mogli pracować jako zespół poprzez usuwanie barier i przełamywanie silosów danych.
Pracownicy chcą czuć się upoważnieni. Jakich informacji potrzebują, aby pomóc klientom? Pomóż im być bardziej proaktywnymi, dając im dostęp do informacji, które pozwolą im działać, gdy klienci będą potrzebować pomocy.
Oczywiście, niektóre poufne informacje o klientach powinny być widoczne tylko dla stosunkowo niewielu wyznaczonych osób. Możesz skonfigurować swoje systemy w taki sposób, aby zapewniały tę niezbędną ochronę. Jeśli jednak zamierzasz efektywnie pracować jako zespół, zaufanie jest czynnikiem kluczowym.
Choć możesz być lub nie być entuzjastą sportu, istnieje niezliczona ilość przykładów supergwiazdy, która zdobywa uznanie po tym, jak zostaje zatrudniona przez zespół. Ale potem zespół osiąga słabe wyniki. Dlaczego? Jedna gwiazda nie tworzy zespołu. Są też inne przykłady, kiedy zespół przekracza oczekiwania, ale nie ma w nim żadnej gwiazdy. Jak to się dzieje? Praca zespołowa.
To piękna rzecz obserwować, jak grupa gwiazd pracuje razem jako zespół. To właśnie wtedy mamy do czynienia z zespołem marzeń. A zespół marzeń może spełnić zarówno marzenia Twoich klientów, jak i Twoje.
Wszyscy słyszeliśmy, że w słowie "zespół" nie ma słowa "ja". Dotyczy to również partnerów i właścicieli firm. Jeśli chcesz prowadzić firmę skoncentrowaną na "ja", to jest to twój wybór, ponieważ jesteś właścicielem firmy, ale twoja firma będzie walczyć, aby żyć zgodnie z jej potencjałem.
Ścieżka rozwoju z równowagą
Poza zachęcaniem zespołu do działania, większość ludzi chce się rozwijać w swojej karierze, życiu osobistym i rodzinnym. Doceniają uznanie, które płynie z tych sukcesów.
Miałem to szczęście, że zostałem zaproszony do przemawiania z głównej sceny na konferencji Scaling New Heights w tym roku. Moje przygotowania przypomniały mi o wielu fundamentach mojej kariery i krytycznych elementach, których nauczyłem się po drodze.
Jednym z tych elementów było Koło Życia Ziga Ziglara. Koncepcja ta pomaga ludziom zachować równowagę. Pomysł jest, że powinieneś mieć jeden do trzech celów w każdym z tych obszarów, aby utrzymać równowagę w swoim życiu.
Oglądałem wiele profesjonalistów mieć znakomitych karierę i niszczyć ich rodziny lub zdrowie wzdłuż sposób. Ty możesz wybierać co lubisz, ale ja lubię równowagę. Podejrzewam że twój zespołowi członkowie ogólnie chcą równowagę, zbyt. (Zobacz poniżej)
Dodatkowo, mądrze jest stworzyć nowe możliwości dla każdego członka zespołu, aby mógł się rozwijać w Twojej firmie. Upewnij się, że widzą oni ścieżkę rozwoju dla siebie. Dla wielu z nich będzie to oznaczało mniej pracy administracyjnej.
Na przykład, wielu z Was przeszło przez księgowość publiczną. Pamiętasz, ile pracy administracyjnej musieliśmy wykonać przez pierwsze kilka lat? Miejmy nadzieję, że dziś jest mniej pracy administracyjnej dla Ciebie.
Dla mnie, utrzymanie równowagi wymaga przestojów, ciszy, i trochę izolacji dla refleksji. Wszyscy potrzebujemy czasu wolnego. Na rynku amerykańskim, jesteśmy zbyt skłonni do pracy w nadmiarze godzin, wierząc w mantrę, że ciężka praca przyniesie sukces.
Wręcz przeciwnie, uważam, że mądrzejsza praca przyniesie sukces, którego pragniemy. Co więcej, dla większości księgowych, skoncentrowane na kliencie podejście doradcze może być satysfakcjonujące zarówno pod względem osobistym, jak i finansowym. Możesz wykorzystać swoje umiejętności księgowe dla dobra swoich klientów, swojej społeczności, swojej firmy i siebie samego.
Postaw swój zespół i siebie na pozycji zwycięzcy, czyniąc siebie możliwym do zastąpienia na kilka tygodni w roku. Mike Michalowicz, w swoim kursie Clockwork CORE, nazywa to Operacją Wakacje. W niektórych branżach, takich jak bankowość, wymagane jest, aby mieć wolne przez co najmniej jeden cały tydzień, co jest metodą wykrywania potencjalnych oszustw.
Jeśli chodzi o nastawienie i styl, wolę tytuł starego filmu Mae Westa "Every Day's a Holiday", ponieważ uznanie każdego dnia za wyjątkowy i źródło przyjemności jest o wiele lepsze niż każdy dzień będący znojem, kiedy ciągniesz się do pracy.
Gdy nasza rodzina była młodsza, zaplanowałem wiele lat z jednym tygodniem wakacji na miesiąc i jednym urlopem, który obejmował trzy tygodnie. W jakiś sposób cała praca została wykonana, a nasza rodzina lepiej na tym wyszła.
Eliminowanie silosów, takich jak wiadomości tekstowe na telefony osobiste, silosy e-mailowe itp. pozwala członkom zespołu na wzajemne zastępowanie się. Z drugiej strony, jeśli informacja jest tylko w telefonie jednej osoby lub w skrzynce mailowej jednej osoby, jak przekazać ją innym? Przekazać tekst lub e-mail?
To brzmi jak przepis na więcej wiadomości tekstowych i e-maili, mniejszą przejrzystość i gorszą komunikację, a nie lepszą. A ponieważ możesz być w środku tego bałaganu każdego dnia, nie możesz się wyłączyć. Kiedy ostatni raz wziąłeś prawdziwy urlop?
Koordynacja zespołu, ochrona i doskonalenie kultury firmy oraz opracowanie właściwej oferty usług, którą zespół może i chce świadczyć, to szlachetne zadania menedżerskie. Ale możesz też skorzystać z pomocy technologicznej.
Technologia, która pomaga
Koordynacja zespołu wymaga platformy produktywności. Możemy koordynować nasz zespół za pomocą jednej z głównych platform, wybierając spośród Microsoft 365, Google Workspace lub Zoho One z ich aktualnymi technologiami. Wszystkie trzy platformy posiadają funkcję kalendarza grupowego, możliwość wspólnej edycji, oprogramowanie do spotkań internetowych i wiele innych funkcji.
Na przykład, załóżmy, że wybierzesz narzędzie takie jak Microsoft Teams. Szybko zdasz sobie sprawę, że platforma Teams ma wiele przydatnych i zintegrowanych możliwości z tradycyjnym oprogramowaniem Excel i Word.
Prawdopodobnie będziesz potrzebował narzędzia do zarządzania praktyką, takiego jak Karbon, i rozwiązania do przechowywania dokumentów, takiego jak SmartVault, aby kontrolować swoją praktykę i swoje dokumenty. Optymalizacja stosu narzędzi z odpowiednim przepływem pracy jest najważniejsza dla sukcesu Twojego zespołu.
Konsolidacja całej komunikacji z klientem w jednym, wspólnym kanale z doskonałym doświadczeniem klienta będzie stanowić o przewadze konkurencyjnej Twojej firmy. Liscio jest doskonałym przykładem platformy, która może osiągnąć ten cel. Konsolidacja i centralizacja wniosków do i od klientów w Liscio pozwala na dalszą optymalizację przepływu pracy.
Umieszczenie całej komunikacji z klientem, w tym wszystkich wniosków PBC (Prepared by Client) w jednym zabezpieczonym i współdzielonym miejscu dla pracowników daje zespołowi możliwość wzajemnego zastępowania się, zapewnia efekt dźwigni i eliminuje silosy informacyjne. Wgląd całego zespołu we wszystkie dokumenty, wnioski i komunikację jest kluczową zaletą platformy Liscio.
Praca zespołowa = praca marzeń
Twoja firma ma wiele możliwości współpracy z klientami, a Ty możesz zbudować doskonałą praktykę jako osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą. Prawdziwą przewagę ma jednak wysoko wykwalifikowany zespół, który pracuje razem. Kiedy Twoim marzeniem jest zapewnienie najwyższej jakości obsługi klienta i jego doskonałego doświadczenia, zespół musi wykonać tę pracę. Afrykańskie przysłowie mówi: "Jeśli chcesz iść szybko, idź sam. Jeśli chcesz zajść daleko, idź razem".
Czy potrafisz wybrać i trenować odpowiedni zespół? Czy potrafisz pomóc swojemu zespołowi pracować razem? Najlepsze firmy wykorzystują pracę zespołową, aby zrealizować swoje marzenia! Masz to!
