Big data jest tak często omawiana w różnych branżach i w mediach, że można odnieść wrażenie, iż jest to najbardziej znany buzzword ostatniej dekady. Specjaliści nieustannie promują i podkreślają jego korzyści i wartość, ale niewielu wydaje się naprawdę rozumieć, czym jest i jak działa.
Mówiąc najprościej, "big data" odnosi się do dużych zbiorów danych i informacji, w których cenne spostrzeżenia można wyciągnąć dzięki zewnętrznej analizie.
Dla księgowych, big data ma potencjał, aby uzyskać cenne spostrzeżenia, aby zwiększyć efektywność przygotowania podatków, odkryć nowe metody wykrywania oszustw i pomóc w zapobieganiu kradzieży tożsamości. Dodatkowo, analityka pomaga księgowym dostrzec wcześniej niezauważone lub nieodkryte wzorce, które mogą być wykorzystane do określenia lepszych procesów próbkowania przy audytach, przewidywania, które osoby są w większym stopniu narażone na kradzież tożsamości oraz usprawnienia procedur księgowości sądowej.
Wyzwanie polega na ustaleniu, jak skutecznie czerpać korzyści z big data.
Jak wielu księgowych, posiadam wiedzę w kilku specjalistycznych dziedzinach. Posiadam szeroką wiedzę na temat audytu i rachunkowości sądowej, podczas gdy inni mogą być ekspertami w takich dziedzinach jak przygotowanie podatków i księgowość rządowa lub korporacyjna. Możemy szeroko i entuzjastycznie mówić o korzyściach płynących z big data, ale sami nie jesteśmy jeszcze naukowcami zajmującymi się danymi.
Może to powodować niepewność wśród księgowych, jak włączyć big data do swojej firmy lub jak określić kroki, które należy podjąć podczas tworzenia skutecznej strategii analitycznej, aby osiągnąć swoje cele. Poniżej przedstawiam pięć kluczowych wskazówek dla księgowych dotyczących działań, które należy podjąć przy podejściu i wykorzystaniu big data:
1. Skup się na wartościach skrajnych i nieoczekiwanych wzorcach
Księgowy z umiejętnością analizy danych próbuje wykryć oszustwo, przeczesując ogromny zbiór danych obejmujący 100 000 osób, które przekazały pieniądze na cele charytatywne. Księgowy używa algorytmu, aby znaleźć osoby, które przekazały więcej niż 25 procent swojego rocznego dochodu na rzecz organizacji. W trakcie przeglądania informacji księgowy zauważa intrygujący wyjątek: osobę, która przekazała 100 000 dolarów na cele charytatywne, mimo że nie zgłosiła żadnego rocznego dochodu za ten rok.
Odstępstwa mogą początkowo wydawać się kłopotliwe w zbiorach danych, ale często ujawniają więcej informacji niż to, czego księgowi szukali w pierwszej kolejności, jak na przykład powyższy darczyńca, który potencjalnie popełniał oszustwo.
Dodatkowo, skupiając się na wzorcach, które mogą pojawić się dzięki analizie, takich jak często używane metody płatności, określone powtarzające się kwoty lub wspólne okresy czasu, w których dokonywano transakcji, księgowi mogą lepiej przewidywać przyszłą aktywność finansową.
2. Stwórz wizualizacje, które podkreślą wpływ danych
Największą wartością dużych danych jest ich zdolność do oświetlania wcześniej niewidzianych spostrzeżeń, ale dane te są bezużyteczne, jeśli ludzie nie rozumieją spostrzeżeń, które widzą.
Wiele programów analitycznych oferuje możliwość natychmiastowego wyświetlenia danych w formie wykresów lub grafów, aby uzyskać wyraźniejszy obraz konkretnych spostrzeżeń. Wizualizacje te pomagają również wyjaśnić klientom i innym członkom firmy, co reprezentują określone dane.
Jedną rzeczą, o której należy pamiętać jest to, że księgowy, który ostatecznie tworzy te wykresy powinien używać wizualizacji, które są odpowiednie dla tego konkretnego zestawu danych. Budowanie wykresu słupkowego, gdy wykres rozrzutu byłby bardziej efektywny, doprowadzi jedynie do błędnych wniosków i ogólnych danych.
3. Przewidywanie dodatkowych kosztów początkowych
Gdy firma zdecyduje się na przyjęcie strategii big data, będzie to kosztowało więcej niż roczna licencja na Microsoft Excel. Prawdopodobnie będziesz musiał zatrudnić więcej pracowników, wydać więcej na zewnętrznych sprzedawców i firmy oraz zainwestować w solidniejszą technologię, a wszystko to może wiązać się z dużymi kosztami.
W świetle tego, upewnij się, że Twoja firma może dokonać niezbędnych inwestycji pieniężnych w big data w pierwszej kolejności, oceniając i przewidując początkowe koszty i jak mogą się one zmieniać w czasie.
4. Nadaj priorytet bezpieczeństwu
Historie związane z naruszeniem danych i włamaniami do dużych firm zdominowały cykl wiadomości w ciągu ostatnich kilku lat, odzwierciedlając trudności w utrzymaniu skutecznego bezpieczeństwa cybernetycznego.
Ponieważ Twoja firma gromadzi i analizuje duże ilości danych, niezwykle ważne jest, aby wprowadzić odpowiednie protokoły bezpieczeństwa cybernetycznego, które zapewnią, że dane są zabezpieczone, nawet jeśli wydają się informacjami, którymi napastnicy nie byliby zainteresowani. Protokoły te mogą obejmować zewnętrzne konsultacje z firmami zajmującymi się cyberbezpieczeństwem, a także ustanowienie wewnętrznych najlepszych praktyk w zakresie obsługi wrażliwych danych.
5. Upewnij się, że masz odpowiedni zespół
Większość księgowych nie posiada wykształcenia w zakresie analityki danych. Jeśli firmy chcą przyjąć strategię big data, prawdopodobnie będą musiały zatrudnić księgowych świeżo po ukończeniu szkoły, którzy posiadają taką wiedzę lub przeszkolić tych, którzy już posiadają ten zestaw umiejętności. Jeśli w Twoim zespole nie ma nikogo, kto potrafi analizować posiadane dane, zacznij planować ten deficyt już teraz, przed wdrożeniem nowej strategii.
Nie jesteś w stanie zatrudnić nikogo innego? Zastanów się, kiedy będziesz miał czas, aby samemu wziąć udział w szkoleniu. Kluczem do sukcesu jest przygotowanie się przed, a nie uczenie się po fakcie.
