Jak automatyzacja zmniejsza obciążenie księgowych

Nawet w 2021 roku wielu księgowych i księgowych nadal zmaga się z automatyzacją pracy z klientami i procesów wewnętrznych. Niektórym potrzebna jest po prostu większa edukacja na temat dostępnych produktów, inni muszą mieć pewność, że podejmowane przez nich decyzje technologiczne są przekonujące dla pracowników i klientów.

AccountingWEB podzielił się kilkoma pytaniami czytelników z Paulem Lodderem, Product Domain Expert w firmie Dext, który przez ponad 20 lat prowadził własną praktykę księgową. Zaproponował im kilka wskazówek dotyczących tego, jak firmy mogą zautomatyzować pracę i jak technologia może skutecznie zmniejszyć obciążenie księgowych, jednocześnie zwiększając wartość dla ich klientów.

Zapisz się na nasz BEZPŁATNY biuletyn e-mailowyNie

przegap naszych najlepszych treści.Wpisz adres e-mail * Wpiszadres e-mailZapisz
się

P: Na spotkaniu z moim zespołem podniosłem pomysł automatyzacji funkcji księgowania w naszej firmie (personel 5), ale były pewne obawy, jak to wpłynie na niektóre prace. Co mogę powiedzieć, aby rozwiać ich obawy?

Paul

: To, co jest absolutnie kluczowe, kiedy prowadzisz takie dyskusje ze swoim zespołem, to zrozumienie przez nich powodu, dla którego sugerujesz zmianę. Rozumieją, gdzie tkwi wartość tej zmiany i że tak naprawdę nie jest ona zagrożeniem, a wdrożenie tej zmiany wiąże się z ogromnymi korzyściami.

Kiedy mają wstępne przekonanie i zdają sobie sprawę, że tak naprawdę nie zostaną wyrzuceni z pracy, a faktyczny przypadek jest taki, że stworzy to dla nich więcej możliwości, stworzy dla nich większe możliwości, a to z kolei potencjalnie oznacza, że będą mogli wejść w obszary, w które nie mieli okazji wejść w przeszłości. Mogą być zainteresowani większym zaangażowaniem w stronę informacji zarządczej, ale spędzali dużo czasu na samej księgowości i nie mieli czasu na zaangażowanie się w inne obszary.

Ponadto, co staje się coraz ważniejsze, to fakt, że w miarę jak firmy księgowe przechodzą na bardziej elastyczne warunki pracy, przyjęcie nowej technologii oznacza, że będziesz w stanie zaoferować swojemu zespołowi większą elastyczność. Wszystko jest kwestią pozycjonowania.

Na początku zawsze będą głosy sprzeciwu i ostra odpowiedź "nie, nie zrobię tego", ale ważne są otwarte rozmowy z całym zespołem, aby mogli oni odpowiedzieć na swoje obawy. Masz też okazję, aby im o tym opowiedzieć.

P: Tak wiele słyszę o automatyzacji tego i owego w mojej praktyce, ale moi klienci nie wydają się być otwarci na pomysł zmiany sposobu, w jaki robimy rzeczy. Jak mogę sprawić, by się do tego przyłączyli i dostrzegli wartość?

Paul

: Po pierwsze, należy cofnąć się o krok i upewnić się, że zespół jest w pełni gotowy i rozumie wartość automatyzacji, tak aby w rozmowach z klientami mógł to jasno zakomunikować. Następnie należy przeprowadzić rozmowy z klientami, aby zrozumieć, jakie mogą być ich konkretne punkty bólu, jakie są ich obawy i wszelkie inne problemy.

Po zidentyfikowaniu jednego lub dwóch punktów bólu, to jest, kiedy naprawdę można przenieść rozmowę do następnego poziomu. Kiedy byłem w praktyce, miałem kilka ładnych przykładów klientów, którzy zawsze walczyli, aby zakończyć swoją pracę, aby zakończyć przetwarzanie wszystkich transakcji, a następnie musiał wyjść z pracy, aby pójść i odebrać dzieci ze szkoły.

Kiedy wyjaśniłem im, jak korzystanie z technologii i wprowadzanie automatyzacji, która usprawnia procesy, w rzeczywistości tworzy czas, który niekoniecznie muszą spędzać w pracy. Zamiast tego mogą wykorzystać ten czas na inne rzeczy, które muszą zrobić. Kiedy już zdobędziesz zaufanie [klientów] i przekonasz ich do siebie, wtedy możesz wgłębić się w to, jak automatyzacja może naprawdę pomóc w ich biznesie i zacząć rozbijać podstawowe procesy.

Często zdarza się, że próbujesz zrobić wszystko naraz, a to jest podróż i nie docierasz do mety tak szybko, jak to możliwe. Miej metodyczne podejście. Zidentyfikuj, gdzie są łatwe zwycięstwa dla klienta i pomóż im w tym wdrożeniu. To może być tylko wydatki, i to wszystko, co masz do czynienia z, ale jest to jeden z ich największych punktów bólu.

Po tym, można przejść do następnego obszaru, gdzie można uzyskać największą wartość z. Im więcej masz komunikacji z klientami, tym lepiej i to właśnie tam osiągniesz rezultat, o który ci chodzi.

P: Jako firma jesteśmy prawie całkowicie manualni, choć używamy oprogramowania do zarządzania dokumentami i szukamy sposobu, aby być bardziej efektywnym. Ale jest tam tyle technologii, od czego zacząć?

Paul udziela odpowiedzi w poniższym filmie

P: Zdałem sobie sprawę, że nasza firma pozostaje w tyle, jeśli chodzi o obsługę klienta, a wiele procesów związanych z obsługą klienta nadal odbywa się na papierze. Szukam praktycznej porady, jakie ważne pierwsze kroki możemy podjąć w tym zakresie.

Paul

: Jak wiesz, relacje z klientami są bardzo ważne dla księgowych i nie chcesz, aby te relacje ucierpiały z powodu niewykonanej lub nieprawidłowo wykonanej pracy. To właśnie tutaj automatyzacja może naprawdę pomóc w relacjach z klientem i sprawić, że wszelkie problemy, które się pojawią, będą mogły być załatwione bardzo szybko.

Ostatecznie, w większości przypadków, wszystko sprowadza się do tego, czy masz czas, aby porozmawiać z klientem. Mogą być zdenerwowani, gdy nie mogą się z Tobą skontaktować, a w ciągu ostatnich 18 miesięcy wzrosło zapotrzebowanie na księgowych i księgowe, nawet tylko jako deskę rozdzielczą.

Tak więc, przy użyciu technologii i automatyzacji, która z tego wynika, zaczyna się tworzyć czas. Ten czas możesz teraz poświęcić na rozmowy z większą liczbą swoich klientów, mając z nimi bardziej regularny kontakt przynajmniej co miesiąc. Ta rozmowa może trwać tylko pięć minut, tylko szybkie sprawdzenie, ale to może przejść długą drogę.

Co również zauważyłem [w mojej praktyce], kiedy zacząłem korzystać z technologii, jako partner odpowiedzialny potrzebowałem widoczności tego, co dzieje się w zakresie pracy w procesie, przepływów pracy i gdzie byliśmy w zakresie oferowanych przez nas usług. Bez takiej widoczności bardzo trudno jest wiedzieć, zwłaszcza gdy wszyscy pracują w domu lub poza biurem, czy firma jest na bieżąco ze wszystkim, czy też spóźnia się z tym, co obiecaliśmy dostarczyć.

Dzięki zastosowaniu technologii, wraz ze wszystkimi pulpitami i widocznością, oznacza to, że zawsze trzymamy rękę na pulsie i możemy zidentyfikować potencjalny problem, zanim faktycznie się on pojawi. Automatyzacja zadań nie tylko oszczędza mnóstwo czasu, co pozwala na bardziej regularną komunikację, ale także zapewnia widoczność liczb. To może zainicjować połączenie, nawet jeśli nie ma dużego problemu, który możesz rozwiązać, docenią to połączenie, więc technologia bez wątpienia może pomóc w obsłudze klienta i relacji.