"Dotknij raz" to kluczowa zasada efektywności. Sprowadza się ona do tego, aby zasadniczo zajmować się rzeczami w momencie, gdy trafiają na biurko. Kiedy poznałem tę zasadę, została ona wzmocniona przez klienta, który powiedział: "Jedynym sposobem, aby dotknąć czegoś raz, jest umieszczenie tego we właściwym miejscu za pierwszym razem".
Ten klient, który to powiedział, odniósł dziki sukces w swojej branży i nadal prosperuje dzięki tej zasadzie jako sile napędowej swojego biznesu. Jak już wspomniałem w ostatnim artykule na temat technologii i księgowości publicznej, kiedy natknąłem się na tę zasadę, zacząłem obsesyjnie dążyć do jej wdrożenia w mojej własnej praktyce. Próbując dowiedzieć się, jak najlepiej to zrobić, ciągle spotykałem się z oporem. Na szczęście, mogę teraz śmiało powiedzieć, że ta zasada nie jest trudna do przestrzegania. W rzeczywistości, w mojej firmie, jest to część naszego codziennego przepływu pracy. Zajęło to trochę czasu, ale wierzę, że wszystkie firmy mogą osiągnąć ten poziom efektywności i że branża księgowości publicznej może zyskać efektywny system pracy typu "dotknij raz".
Jak uprościliśmy
Jednym z codziennych bólów głowy CPA znosi różnorodność oprogramowania księgowego, które klienci mogą mieć. Produkty te mają różne wersje i aktualizacje, mogą być oparte na chmurze lub pulpicie, i mogą być hostowane na centralnym serwerze lub tylko w biurze klienta. Ta różnorodność jest jednym z głównych powodów, dla których, według Thomson Reuters, spędzamy tak dużo czasu na zbieraniu danych. To była pierwsza rzecz, którą starałem się zaatakować w mojej firmie.
Ten sam klient, który zaszczepił wartość "dotknij tego raz" był klientem, dla którego opracowałem oprogramowanie, które moja firma wykorzystuje teraz dla wydajności. Co było kluczowe w tym kliencie, to fakt, że uzyskanie informacji o nim było dla nas uproszczone. Klient ten posiadał 50 różnych lokalizacji na terenie USA, a wszystkie lokalizacje miały różne potrzeby księgowe. Ale nie mieli 50 różnych pakietów księgowych w 50 różnych lokalizacjach. Zamiast tego wszystko było takie samo, w tym samym miejscu.
Na początek wymagałem, aby wszyscy moi klienci, w miarę możliwości, byli na tym samym oprogramowaniu księgowym. Były oczywiście okoliczności, które tego zabraniały, ale umieszczenie ponad 95 procent moich klientów na tym samym oprogramowaniu księgowym w tej samej lokalizacji sprawiło, że dostęp do danych był znacznie prostszy. Polecam wszystkim księgowym rozpoczęcie od tego kroku.
Jak dokonaliśmy standaryzacji
Teraz, upraszczanie może nie rezonować bardzo dużo z tobą, ponieważ w kategoriach "pakietów księgowych", wszyscy wiemy, co większość naszych klientów używa. Z 80-procentowym udziałem w rynku w USA, nie jest przesadą stwierdzenie, że wiele firm CPA pracuje już wyłącznie na QuickBooks. To właśnie tutaj standaryzacja staje się kluczowa.
Ustandaryzowaliśmy sposób, w jaki otrzymujemy informacje od klientów. Zamiast polegać na tym, że klient wysyła nam swój własny plan kont, stworzyliśmy standardowy plan dla wszystkich naszych klientów. W ten sposób nie tylko otrzymywaliśmy informacje księgowe z tego samego oprogramowania, w tym samym miejscu, ale otrzymywaliśmy je w jednym standardowym formacie. Dla CPA, dane księgowe klienta są naszym surowcem - tym, czego potrzebujemy do tworzenia deklaracji podatkowych, sprawozdań finansowych i wszelkich innych usług, których potrzebujemy.
Uproszczenie i standaryzacja gromadzenia i formatowania danych księgowych klienta zapewnia, że dostarczamy spójne wyniki. Firma produkcyjna, która nie ma kontroli nad swoim surowcem, jest skazana na porażkę, nic więc dziwnego, że CPA borykają się z problemami, skoro mamy tak małą kontrolę nad naszymi surowcami. Po wdrożeniu tych zasad dla naszych klientów, wydajność mojej firmy zaczęła się poprawiać, a w 2019 roku osiągnęliśmy nasze najlepsze stawki jeszcze. Ale dopiero gdy poznaliśmy moc automatyzacji, byliśmy w stanie w pełni wykorzystać "dotknij go raz".
Jak zautomatyzowaliśmy
Dlaczego sezon zajęty jest tak bardzo zajęty? Zadaliśmy to pytanie ponad 1,000 CPA i otrzymaliśmy wiele różnych odpowiedzi. Jednak ogólnie rzecz biorąc, mieszczą się one w 5 głównych kategoriach: niespójne formaty, problemy z dostępem do plików, nadmiarowość, problemy z klientami i kompresja czasu kalendarza.
Centralnym punktem wszystkich tych kwestii był jednak pomysł, że CPA jest uzależniony od pracy na statycznym saldzie klienta. Trudno mi było w to uwierzyć. W końcu saldo jest tak istotne, prawda? Jednak w miarę jak kontynuowałem pracę, zdałem sobie sprawę, że nie czerpię informacji z sald klientów, ale z ich transakcji. Tak, potrzebujemy sald do rozliczeń podatkowych, ale saldo jest produktem końcowym. Nasz surowiec był w rzeczywistości projekt produktu, który staramy się produkować. CPA następnie spędzają swój czas dekonstrukcji go i rekonstrukcji go do zeznań podatkowych.
Kiedy się nad tym zastanowić, bilans, zwłaszcza bilans próbny, nie jest ani prosty, ani standardowy. Jest to narzędzie, które można dostosować do własnych potrzeb i każdy klient może mieć inny sposób jego formatowania. Wielu klientów nie wie, jak prawidłowo sporządzić bilans próbny, więc są one niestandardowe i błędne. Bilans próbny dodaje dodatkowe kroki, które musisz wykonać, aby uzyskać potrzebne informacje i zakłóca nieistniejące standardy w branży, ponieważ różne oprogramowanie działa inaczej, chce innych rzeczy, itp.
Moja firma nie pracuje już z bilansami. Teraz pracujemy z transakcjami. I, co lepsze, zautomatyzowaliśmy sposób ich zbierania. Nie wprowadzamy też ręcznie każdej transakcji dla wszystkich naszych klientów. Zautomatyzowaliśmy zbieranie naszego prawdziwego surowca, który jest prosty, standardowy i sformatowany niemal identycznie we wszystkich pakietach księgowych.
To jest interesująca rzecz o wydajności: Jeśli jesteś wydajny z niewłaściwej rzeczy, to nadal tylko marnować czas. Kiedy nasza firma zaczęła być wydajna z właściwymi rzeczami, nasza produktywność wystartowała. W 2019 roku miałem mój najbardziej produktywny rok i 85-90 procentowy wskaźnik realizacji, aby iść z nim, co jest tym, do czego dąży wiele firm. W chwili pisania tego tekstu nasza firma doświadcza realizacji na poziomie ponad 300 procent, ponieważ jesteśmy skutecznie wydajni.
Nie bierz "nie" za odpowiedź
Publiczna księgowość ma problem z technologią, wydajnością i automatyzacją. Ostatnie 30 lat pokazało mi, że konsekwentnie staramy się być wydajni i automatyzować niewłaściwe rzeczy. Jedynym sposobem, w jaki nauczyłem się tej lekcji, było nieprzyjmowanie "nie" za odpowiedź. Kiedy napotykałem dostawców rozwiązań, którzy odpowiadali na moje potrzeby słowami "Cóż, nie możemy tego zrobić", to znaczy, że nie oferowali rozwiązania. Szukałem sposobów na rozwiązanie moich problemów wewnątrz mojej firmy i zacząłem współpracować z moimi klientami i dostawcami rozwiązań, aby stworzyć lepsze rozwiązanie dla mojej firmy. Teraz jestem pasjonatem pomagania nie tylko mojej firmie, ale także innym firmom.
Musimy być chętni do odepchnięcia i żądać lepszych rozwiązań, a teraz jest czas, aby to wykorzystać. Branża szybko rozwija się dzięki nowym technologiom, a dostawcy rozwiązań szybko aktualizują i modernizują rozwiązania. Nadszedł czas, aby nasze głosy zostały usłyszane. Czas na zmianę naszego zepsutego, opartego na równowadze przepływu pracy jest teraz. Nadszedł czas, abyśmy skorzystali z technologii i byli wydajni i skuteczni w naszej pracy.
