Mapa drogowa księgowego w zakresie przechowywania dokumentacji

Przechowywanie dokumentacji nie jest może najbardziej efektownym obszarem zarządzania firmami świadczącymi usługi profesjonalne, ale to, czego mu brakuje, nadrabia znaczeniem. Koszty niewłaściwej dokumentacji, brakujących zapisów lub zapisów wynikających z przepisów mogą być ogromne.

Pojedynczy brakujący kontrakt, arkusz kalkulacyjny lub e-mail może przerodzić się w poważny błąd. W badaniu przeprowadzonym w 2018 r. przez Nintex, w którym 49 procent respondentów wskazało lokalizowanie dokumentów jako kluczowy problem w ich organizacjach, słabe zarządzanie dokumentami zostało uznane za jeden z najbardziej uszkodzonych procesów biznesowych w Ameryce.

nasz BEZPŁATNY biuletyn e-mailowyNie

Ponieważ zarządzanie dokumentacją jest integralną częścią skutecznego zarządzania firmą, opłaca się robić to dobrze. Konsekwentne i bezpieczne przechowywanie dokumentacji jest niezbędne nie tylko dla dobra firmy, ale także dla dobra jej klientów.

Ryzyko związane z niedociągnięciami w zakresie retencji

Dla własnego dobra firmy muszą być w stanie udowodnić, jakie dokładnie usługi zostały wykonane i jakie działania zostały podjęte. Dla swoich klientów firmy mogą być źródłem dokumentacji pomocnej w rozwiązywaniu sporów biznesowych, prawnych lub podatkowych. Klienci powinni być poinformowani, że dokumentacja jest przechowywana zgodnie z harmonogramem, najlepiej w rocznym liście intencyjnym, oraz że są odpowiedzialni za samodzielne i bezpieczne przechowywanie własnej dokumentacji.

Oczywiście, niektóre dokumenty nie mają daty ważności. "Zazwyczaj dokumentacja związana z planowaniem majątku, taka jak testamenty, trusty, deklaracje podatkowe dotyczące darowizn, umowy partnerskie i polisy ubezpieczeniowe na życie, jest uważana za istotną dokumentację i powinna być przechowywana w sposób ciągły" - przestrzega James A.J. Revels, CPA z Filadelfii i członek Komitetu Wykonawczego Amerykańskiego Instytutu CPA ds. "Jeśli firma ma zamiar zniszczyć dokumenty związane z planowaniem majątku, powinna zwrócić je klientowi lub przynajmniej poinformować go o planowanej dacie zniszczenia i zapewnić mu możliwość zgłoszenia sprzeciwu".

Należyte przechowywanie dokumentacji nie oznacza jednak służenia klientom jako magazyn dokumentów. Niepotrzebne przechowywanie dokumentacji nie ma sensu - i wiąże się z dużym ryzykiem. W końcu przechowywanie dokumentów, czy to w formie papierowej, czy elektronicznej, wiąże się z kosztami, a organizowanie i dostęp do dokumentów staje się coraz bardziej skomplikowane i trudne wraz ze wzrostem ich liczby. Ponadto, jak mówi Revels, "zbyt długie przechowywanie dokumentów może wiązać się z potencjalną odpowiedzialnością zawodową".

Brian Daly, CPA, prowadzący jednoosobową praktykę w firmie Bottom Line Solutions Ltd. i członek Komitetu ds. "Jeśli firma zda sobie sprawę z naruszenia bezpieczeństwa cybernetycznego, dodatkowe dane mogą być dostępne dla przestępców, co naraża firmę na potencjalną odpowiedzialność. Zasadą jest przechowywanie dokumentacji tak długo, jak jest to konieczne, ale nie dłużej" - mówi Daly.

Dokładne zarządzanie dokumentacją nie polega więc tylko na jej przechowywaniu. Solidny system przechowywania dokumentacji składa się z trzech kluczowych elementów - harmonogramu, zasad i przechowywania - a po wprowadzeniu tych elementów - z konsekwentnego ich wdrażania.

Jasno przekazany harmonogram

W przypadku harmonogramu przechowywania dokumentacji każdy dokument jest sortowany według klasy, a każda klasa ma swój własny harmonogram przechowywania. Niektóre klasy są przechowywane bezterminowo.

Inne, takie jak formularze 1099 lub deklaracje podatkowe dotyczące listy płac, mają minimalne standardy przechowywania. "Firma powinna określić, jakiego rodzaju usługi były świadczone w oparciu o ogólną dokumentację finansową. Pomoże to określić, jak długo należy przechowywać tego typu dokumentację. Zazwyczaj dokumentacja ta jest przechowywana przez sześć lat" - mówi Revels.

Firmy, które koncentrują się na kilku specjalistycznych usługach, szybko zapoznają się z klasami dokumentacji, z którymi mają do czynienia przez większość czasu. Firmy świadczące bardziej zróżnicowane usługi i obsługujące większą liczbę klientów mogą potrzebować szerszego zakresu klas.

W przypadku rekordów, które nie należą do klasy rekordów podstawowych, jedyną drogą jest poszukiwanie. "Zazwyczaj dokumentacja, która nie jest uważana za kluczową, powinna być przechowywana przez 10 lat. Jednak w różnych stanach obowiązują różne prawa i przepisy, więc pomocna może okazać się porada prawna" - zauważa Revels. "Konsultacja z prawnikiem w celu rozważenia wytycznych stanowych dotyczących przedawnienia jest bardzo ważna przy tworzeniu planu przechowywania dokumentacji". W przypadku firm, których klienci działają w wielu stanach, może to być coraz bardziej skomplikowane - to kolejny powód, aby porozmawiać z prawnikiem.

Nie ma szablonowego harmonogramu niszczenia danych. "Każda firma może mieć inne potrzeby, w zależności od liczby klientów, usług świadczonych na rzecz klientów i wymogów stanowych. Firma powinna skontaktować się ze swoim ubezpieczycielem od odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania zawodu oraz z prawnikiem znającym te zagadnienia, aby uzyskać informacje na temat kształtu polityki przechowywania dokumentacji" - wyjaśnia Daly. "Harmonogram może zawierać różne daty lub można zastosować podejście uproszczone, wybierając najdłuższą wymaganą datę dla ułatwienia zarządzania. Chodzi o to, aby opracować harmonogram i przestrzegać go".

Spójne i proste zasady

Funkcjonalność systemu zapewniają obowiązujące w całej firmie zasady dotyczące nazewnictwa, przechowywania, organizacji i dostępu do dokumentów. Zasady powinny być jasne i konsekwentnie stosowane. Nawet mniejsze firmy odnoszą korzyści z udokumentowanych zasad: im mniej godzin poświęca się na podejmowanie decyzji lub wyjaśnianie sposobu prowadzenia dokumentacji, tym więcej godzin można poświęcić na pomoc klientom.

Formalna konwencja nadawania nazw wszystkim dokumentom pozwala zachować porządek w dokumentacji i zapewnia, że wszyscy członkowie firmy, obecni i przyszli, będą w stanie odnaleźć potrzebne dokumenty. Firmy powinny także zadbać o to, by zachować ostateczną wersję dokumentu i opatrzyć ją znacznikiem czasu. Oznaczaj datą wszystkie inne zachowane wersje dokumentów, aby zachować jasną linię czasową zmian w dokumentacji.

W dzisiejszych czasach wiele firm polega wyłącznie na przechowywaniu dokumentacji w formie papierowej, ale niektóre zachowują papierowe i cyfrowe wersje kluczowych dokumentów. Należy określić, czy zachowane mają być elektroniczne czy papierowe wersje dokumentów. W przypadku dokumentów z datą wygaśnięcia należy szczegółowo opisać każdy etap, w tym powiadomienie klienta, usuwanie z serwera, niszczenie i korzystanie z usług zewnętrznych dostawców dokumentów. Daly zauważa, że w przypadku korzystania z usług strony trzeciej należy uzyskać certyfikat zniszczenia.

Bezpieczne i pewne przechowywanie

Ponieważ przechowywanie dokumentów bez użycia papieru jest obecnie standardową praktyką biznesową, sama przestrzeń fizyczna potrzebna do przechowywania dokumentacji nie jest już tak istotnym problemem jak kiedyś. Jednak dokumenty cyfrowe nadal wymagają miejsca na serwerze i wiążą się z własnym zestawem kwestii bezpieczeństwa. Na szczęście istnieje wiele usług związanych z dokumentami cyfrowymi, które zapewniają firmom serwery i bezpieczeństwo z dostępem w chmurze.

Firmy z własnym personelem informatycznym mogą preferować tworzenie własnego systemu przechowywania dokumentów cyfrowych: jest on bardziej konfigurowalny i z czasem może okazać się bardziej przyjazny dla budżetu. W przypadku mniejszych firm, które nie dysponują ekspertem IT, najlepszym rozwiązaniem może być kompleksowa usługa zarządzania dokumentami cyfrowymi.

"Rozważając dostawców usług, należy upewnić się, że stosują oni zasady i procedury zgodne z przepisami branżowymi. Dane powinny być szyfrowane, a także należy zwrócić uwagę na to, kto ma prawo dostępu do dokumentów - a co ważniejsze, kto faktycznie uzyskał dostęp do dokumentów" - mówi Daly.

Warto zwrócić szczególną uwagę na to, jak członkowie firmy radzą sobie z pocztą elektroniczną. "Niektóre firmy zostały poszkodowane w obronie przed roszczeniami z tytułu odpowiedzialności zawodowej i mogą stosować odrębne zasady przechowywania wiadomości e-mail" - mówi Revels. "Dokumenty elektroniczne powinny być przechowywane w aktach klienta, a nie tylko jako załącznik do wiadomości e-mail. Podobnie, wiadomości e-mail, które zawierają istotne informacje, powinny być przechowywane w aktach klienta.

Skuteczne wdrożenie

Po stworzeniu przez organizację harmonogramu i zasad, skonfigurowaniu systemu przechowywania i skonsultowaniu się z prawnikiem, ostatnim krokiem jest wdrożenie ich w całej firmie. Poinformuj pracowników o harmonogramie i zasadach. Dobrym pomysłem jest stworzenie "arkuszy informacyjnych", które posłużą jako przewodniki i łatwe punkty odniesienia.

Ważne jest również wyznaczenie odpowiedzialnych członków personelu, którzy będą nadzorować wdrażanie i edukację w różnych obszarach firmy. Osoby te będą również pełnić rolę ośrodków wiedzy, które pomogą odpowiedzieć na wszelkie złożone pytania pracowników dotyczące przechowywania dokumentacji w przyszłości. Ci wewnętrzni eksperci powinni planować regularne spotkania w celu identyfikowania i rozwiązywania problemów, utrzymywania spójności i aktualizowania systemu przechowywania dokumentacji zgodnie z potrzebami w miarę upływu czasu.

Przechowywanie dokumentacji nie jest może szczególnie ekscytujące, ale ma fundamentalne znaczenie dla każdej firmy. Upewnienie się, że system firmy jest bezpieczny, skuteczny i aktualny, jest kluczem do pozostania zaufanym i istotnym źródłem informacji dla klientów.

Oryginalny artykuł ukazał się w Insight, magazynie Illinois CPA Society.