loader
Dokumenty

Opowieść o skasowanych plikach QuickBooks

Oto pierwszy z naszej serii Accounting Horror Stories, makabryczne i nawiedzające opowieści o tym, jak rzeczy mogą pójść strasznie źle w rachunkowości i księgowości...

Czy masz klientów, którzy nie przenieśli jeszcze swojej księgowości do chmury? Oto prawdziwa, mrożąca krew w żyłach opowieść o tym, dlaczego mogą chcieć się w końcu przenieść.

Klient, nazwijmy go "Jim", miał dobrze prosperującą firmę produkującą urządzenia medyczne na zamówienie. Kiedy jego kierownik biura przeszedł na emeryturę, Jim zatrudnił swoją córkę Samanthę na jej miejsce.

Samantha pracowała wcześniej jako kierownik biura u dentysty, więc Jim z radością przekazał wszystko w ręce Samanthy. Witała klientów, pobierała opłaty, rozliczała firmy ubezpieczeniowe, dokonywała wpłat bankowych i prowadziła księgi za pomocą programu QuickBooks Desktop.

Z ulgą, że ktoś z rodziny pilnuje jego spraw finansowych, Jim skupił się na swoim biznesie. Wszystko szło dobrze, biznes kwitł, salda bankowe były grube, a Jim pobierał zdrową pensję plus hojne wypłaty z korporacji S. Cieszył się również, że może zapewnić swoim pracownikom opiekę nad nimi. Cieszył się również, że zapewnia swojej córce dobrą pracę.

Potem sprawy przybrały gorszy obrót...

Były partner biznesowy Jima pozostał jako kontrahent, ale on i Samantha nie dogadywali się. Więc były partner biznesowy zrezygnował i otworzył swój własny sklep, z naruszeniem przepisu o zakazie konkurencji w jego umowie wykupu. Na domiar złego, dwóch najlepszych pracowników Jima odeszło do pracy w nowym sklepie.

Sprzedaż w sklepie Jima spadła, a on sam zaczął mieć problemy z przepływem gotówki. Salda kont bankowych gwałtownie spadły. Paychex przestał zarządzać listą płac, gdy na koncie zabrakło środków. Samantha dodała więc listę płac do swoich obowiązków.

Jim wpadł w szał pracy, aby utrzymać firmę na powierzchni. Pracował ciężej niż kiedykolwiek, ale jakoś nigdy nie wydawało się mieć żadnych dodatkowych pieniędzy. Coś się nie zgadzało, musiał nawet zaciągnąć kilka pożyczek na działalność gospodarczą i fakturować swoje należności z tytułu ubezpieczeń.

Pewnego dnia po raz pierwszy od ponad roku zalogował się na swoje konto bankowe. Wyglądało na to, że Samantha regularnie przelewa gotówkę z kont bankowych firmy na swoje osobiste konto bankowe.

Zaczęło się od niewielkich kwot, od płatności za czesne w prywatnej szkole jej syna. Potem wzrosło do 1000 dolarów co kilka dni, a w przybliżeniu defraudacja wyniosła ponad 20 tysięcy dolarów.

Kiedy ją skonfrontował, wyszła z gniewem. Po przybyciu do pracy następnego dnia odkrył, że serwer z plikami QuickBooks zniknął! W końcu, po krzykach w jej mieszkaniu, odzyskał serwer, ale okazało się, że wszystkie dane zostały wymazane.

Po powrocie do biura Jim odkrył, że Samantha nie zachowała żadnych papierowych kopii wyciągów bankowych, wyciągów z kart kredytowych, raportów płacowych, faktur od dostawców ani rejestrów przychodów. Odkrył również, że Samantha nigdy nie tworzyła kopii zapasowych plików QuickBooks w oddzielnej lokalizacji.

Kiedy zadzwonił do swojego CPA, dowiedział się, że nie przygotowali oni deklaracji podatkowych dla jego firmy przez ostatnie dwa lata. Samantha przysięgała, że dostała wszystkie dane do księgowego, a nawet pokazała Jimowi coś, co wyglądało jak zeznanie podatkowe.

Teraz miał dwa lata zeznań podatkowych do złożenia i żadnej dokumentacji biznesowej. Jim musiał zamknąć swoją firmę, pozostawiając go i jego żonę do złożenia wniosku o upadłość.

Co gorsza, zaczął cierpieć na pewien rodzaj zaburzeń poznawczych, więc z trudem przypominał sobie szczegóły transakcji biznesowych. Nie był pewien, ile kart kredytowych miał dla firmy i miał problemy z zapamiętaniem nazw sprzedawców, więc trudno było odróżnić legalne płatności za wydatki biznesowe od płatności, których Samantha dokonywała dla własnej korzyści.

Jakie wnioski możemy wyciągnąć z tej strasznej historii Jima?

Gdyby Jim przeniósł swoje dane do chmury, nadal miałby swoje księgi. Gdyby przynajmniej upewnił się, że jego pliki QuickBooks mają kopię zapasową w zewnętrznym źródle, nie straciłby wszystkiego.

Gdyby dał swojemu księgowemu dostęp do swoich ksiąg w chmurze, ktoś prawdopodobnie zapytałby go o wszystkie płatności na rzecz jego córki.

Gdyby upewnił się, że co miesiąc przegląda wyciągi bankowe i wyciągi z kart kredytowych, zauważyłby wszystkie dziwne transakcje.

Podział obowiązków może być wyzwaniem w małych firmach, ale pozwalanie jednej osobie na zajmowanie się wszystkim - nawet jeśli jest to rzekomo godny zaufania członek rodziny - to przepis na katastrofę.