Odejścia pracowników są częścią życia w środowisku profesjonalnych usług - w tym firm księgowych - a kiedy te osoby odchodzą, istotne procesy i informacje o klientach często odchodzą razem z nimi. Co firma może zrobić, aby temu zapobiec?
W tym studium przypadku przyjrzymy się, w jaki sposób Schlabach Enterprises Inc, mała, ale rozwijająca się firma podatkowa i księgowa z wiejskiego obszaru Buffalo, przyjęła proaktywne podejście do zapewnienia, że kluczowe informacje i funkcje nie wyjdą za drzwi w przypadku odejścia pracowników.
Kontekst: Schlabach Enterprises Inc. została założona 13 lat temu przez Jeffrey'a Schlabacha, EA. Firma koncentrowała się głównie na podatkach dla osób fizycznych i firm, ale ewoluowała również w kierunku oferowania usług księgowych i doradztwa biznesowego. Steven Wik, dyrektor ds. zaangażowania biznesowego, po tym jak biznes polecający w firmie urósł do poziomu, który wymagał zarządzania. Było to około trzy lata temu, kiedy firma z Buffalo była "zakopana w projektach na prawie dwa lata".
Obecnie firma zatrudnia pięciu pracowników, obsługując około 600 klientów, 60 klientów korporacyjnych i 40 klientów z pełną obsługą w zakresie płac, podatku od sprzedaży, księgowości i wielu innych wyżej wymienionych usług. To była ewolucja od czasu, gdy Wik dołączył do firmy. Twierdzi on, że "z sezonowej firmy podatkowej przeszli do pracy całorocznej", głównie ze względu na potrzeby ich klientów rozpoczynających działalność i małych firm.
Wyzwanie: Firma chciała być w stanie obsłużyć zwiększoną ilość pracy i nie pozwolić, aby cokolwiek umknęło, zwłaszcza jeśli ktoś miałby odejść z tak małej firmy, zabierając ze sobą wiele procesów i wiedzy o klientach. Ostatecznie, firma potrzebowała narzędzia, które pomogłoby jej "trzymać wszystko razem", jeśli chodzi o procesy i ogólną pracę z klientem.
Proces: Steve wyjaśnia w tym filmie, przez co przeszli
Odkrycie: [Według słów Steve'a]: Wiedzieliśmy, że potrzebujemy czegoś takiego jak Canopy, wiedziałem, że coś takiego musi istnieć w świecie księgowości, kto tam jest i to robi? Tak więc, zacząłem badać sprawę zaraz po wejściu do firmy. Natychmiast zaczęliśmy testować rzeczy, wiedzieliśmy, że potrzebujemy tego elementu, jeśli mam wejść na pokład i być tym trybikiem, który utrzyma wszędzie ruch, aby zarządzać procesami i ludźmi, abym mógł zobaczyć, co się dzieje, a Jeff [prezes] nie był ciągnięty we wszystkich kierunkach. W każdej firmie, w każdej małej firmie, rośnie ona do rozmiarów jej właściciela. To musiało być narzędzie, które pomogłoby mu się rozwijać bez konieczności fizycznego zajmowania się wszystkim.
Byliśmy w stanie wprowadzić Canopy do gry tuż przed wybuchem pandemii. Dzięki wirtualnej zawartości, którą posiadał, mogliśmy wchodzić w interakcje z naszymi klientami i przesyłać im to, czego potrzebowali, mogliśmy też wymieniać się plikami bez konieczności spotykania się z ludźmi. W pewnym sensie uczyliśmy się wcześniej niż chcieliśmy, ale wszystko się ułożyło i nasz zespół lepiej sobie z tym poradził. Usprawniamy różne zadania, które wszyscy będziemy wykonywać, abyśmy nie powielali tego i nie próbowali szkolić kogoś nowego.
Przy 20 klientach, być może można zrobić to wszystko ręcznie, ale jeśli dojdzie się do 50 lub więcej [co mamy] i ktoś odejdzie [z firmy], straci się to połączenie. Ponadto, jeśli ktoś nowy przychodzi, może zobaczyć, jak to działało poprzednim razem; dokumenty, cały przepływ pracy, to sprawia, że naprawdę łatwo [dla nowego pracownika], aby podnieść rzeczy i zapewnić te same usługi.
Wyniki: Firma podwoiła swoje możliwości w zakresie usług dla małych przedsiębiorstw, co obejmuje 60 zwrotów korporacyjnych, z których 40 jest uważanych za klientów "pełnej obsługi". Firma nadal działa wyłącznie z polecenia, a wielu klientów korzystających z usług "tylko podatkowych" potrzebuje więcej usług.
Następne kroki: Jeśli chodzi o rozwój, Steve wyjaśnił, że jest mnóstwo biznesu do zrobienia, ale "kapitał ludzki jest jedynym brakującym elementem" i chcieliby być w stanie dodać więcej pracowników w ciągu najbliższych 18 miesięcy. Wyzwaniem, jak mówi, jest znalezienie odpowiednich pracowników dla ich bazy klientów. Wierzy również, że firma może podwoić swoje przychody w ciągu najbliższych 18 miesięcy "z mniejszą liczbą osób niż potrzebowalibyśmy wcześniej ze względu na systemy, które mamy na miejscu."
W przyszłym roku chcieliby zatrudnić przynajmniej jeszcze jednego księgowego na pełny etat, który zajmowałby się podstawową pracą podatkową. Firma zatrudniła już jedną osobę (asystentkę ds. księgowości podatkowej, Emily Almeter) i Steve wierzy, że będzie ona w stanie wyszkolić następną osobę, dzięki czemu on i Jeff Schlabach będą mogli skupić się na innych zadaniach, takich jak przyjmowanie nowych klientów. Po tym? "To będzie tylko kwestia tego, jak bardzo chcemy się powiększyć, mamy odpowiednie systemy, aby to zrobić".
| Darmowe CPE: Jak radzić sobie z odejściem kluczowych pracownikówGdyktoś odchodzi z Twojej firmy, tracisz coś więcej niż tylko pracownika. Potencjalnie tracisz kluczowe spostrzeżenia, informacje i relacje, które pracownik zdobywał przez długi czas. Musisz być przygotowany na nieuchronne odejścia. Zarejestruj się już teraz |
