Sezon na zgodność z przepisami zbliża się szybkimi krokami i być może zastanawiasz się, jaką nową technologię możesz wdrożyć od razu, aby złagodzić niektóre frustracje z poprzednich sezonów. Ale z osobistego doświadczenia wynika, że demonstracja najnowszej i najwspanialszej technologii nie jest sposobem na zwiększenie efektywności Twojego biura w tym roku.
Zamiast tego, chcę zachęcić Cię do poświęcenia trochę czasu na zarysowanie swoich procesów i znaleźć wąskie gardła.
Wyeliminowanie tych punktów zapalnych będzie kluczem do pozbycia się bluesa sezonu podatkowego. Będzie to również sposób, w jaki możesz zbudować długotrwały, zrównoważony biznes z powtarzalnymi systemami, którymi możesz dzielić się z zespołem w miarę rozwoju firmy.
Po zakończeniu głębokiego nurkowania i odkryciu, jak Twoje procesy mogą zostać ulepszone, jestem pewien, że gromadzenie danych było jednym z elementów, który pojawił się na szczycie listy. Organizacja, lub jej brak, może odgrywać główną rolę w tym, dlaczego Twoje biuro (wirtualne lub inne) nie działa jak dobrze naoliwiona maszyna. Zajęcie się tym problemem na głowie da Ci czas, którego potrzebujesz, aby dodać wartość do swoich klientów w nowy, ekscytujący sposób.
Czy kiedykolwiek musiałeś przeszukiwać stosy papierów na biurku lub na podłodze przez wiele godzin tylko dla jednego kawałka papieru, który wiesz, że pamiętasz, aby zobaczyć, aby zakończyć jedno zadanie i dostać go z biurka? To jest takie frustrujące.
Lepsze gromadzenie i przechowywanie danych
Czy nie czujesz się swobodniej, kiedy twoje biurko jest czyste? Wiem, że tak jest. Te przypadkowe stosy papierów mogą zostać wyeliminowane lub zredukowane do minimum dzięki polityce gromadzenia i bezpiecznego przechowywania danych w Twojej firmie.
Wiem, że zbieranie danych od klientów może być nieco przytłaczające, zwłaszcza jeśli są one przesyłane na wiele sposobów. Masz do dyspozycji pocztę elektroniczną, pocztę tradycyjną, wiadomości z mediów społecznościowych, SMS-y, a nawet gołębie pocztowe (no nie do końca, ale rozumiesz o co mi chodzi).
Próba zarządzania wszystkimi tymi punktami zbierania danych może być męcząca. Posiadanie jednego lub dwóch punktów zbierania danych pozwoli Tobie i Twojemu zespołowi pracować szybciej, maksymalizując efektywność. Więc nadszedł czas, aby zdecydować, w jaki sposób będziesz otrzymywać dane?
W moim biurze są dwa główne sposoby dokumenty są akceptowane, albo przesłane do naszego zabezpieczonego portalu klienta lub tych, które akceptujemy podczas ustalonego czasu spotkania do skanowania dokumentów dla klientów, którzy nie są tak tech savvy. Te spotkania skanowania są 20 minut lub mniej i pochodzą z pewnych zasad i instrukcji, które sprawiają, że proces skanowania łatwe. Zasady takie jak wyjęcie wszystkich dokumentów z kopert i upewnienie się, że nie ma żadnych zszywek w zasięgu wzroku.
Wartość dobrego zbierania danych
W jaki sposób coś tak prostego jak gromadzenie danych może zapewnić tak dużą wartość dla klientów? Jedno słowo - dostęp. Możliwość szybkiego dostępu do danych pozwoli Ci na natychmiastowe przetworzenie informacji i zaoferowanie zmian i spostrzeżeń, które mogłyby trwać znacznie dłużej, gdybyś musiał polować na dane.
Czy pamiętasz, że musiałeś czekać 10-14 dni po miesiącu, aby otrzymać pocztą wyciąg z konta bankowego? Teraz mamy bankowość internetową i możemy uzyskać dostęp do wyciągów bankowych wraz z saldem niemal natychmiast.
Taki natychmiastowy dostęp może nam pomóc w świadczeniu tych dodatkowych usług doradczych, które stanowią ogromną wartość, takich jak planowanie przepływów pieniężnych. To właśnie zapewnia natychmiastowy dostęp do danych.
Porządkowanie
Teraz, gdy mamy już opanowane zbieranie danych, porozmawiajmy o porządkowaniu otrzymanych informacji. Wiemy, że klienci dadzą nam każdy kawałek poczty, który otrzymają, jeśli im na to pozwolimy, więc musimy ich nakierować. Uwielbiam listy kontrolne. Dla każdej usługi, którą świadczymy, istnieje lista kontrolna ogólnych dokumentów, których potrzebujemy od klienta w celu świadczenia usługi.
Przekształciliśmy te listy kontrolne w formularze PDF, które znajdują się na naszej stronie internetowej, które możemy bezpiecznie udostępniać klientom w celu wyjaśnienia im, czego potrzebujemy. Daje im to również ramy do zbierania danych przed ich ponownym wysłaniem, usprawniając proces zbierania danych; dwie pieczenie na jednym ogniu!
Posiadanie tych ram sprawia również, że proces zbierania danych jest skalowalny. Posiadanie podstawy, która może być standaryzowana podczas szkoleń, będzie ważne w miarę rozwoju firmy.
Co więcej, posiadanie ram, od których można zacząć, pozwala na dostosowanie prośby o zebranie danych do szczególnych okoliczności. Elastyczność i szybkość to również wolność.
Sprowadzenie wszystkiego do domu
Teraz, gdy mamy już ustalone miejsce odbioru danych, a klient przesyła nam dane, które są nam potrzebne do wykonania pracy, nadszedł czas, aby ułatwić sobie i/lub naszym pracownikom rozpoczęcie pracy. W tym miejscu ustawienie konwencji nazewnictwa dla plików pomoże zredukować czas poszukiwania dokumentów.
Wiedząc dokładnie, jaki dokument otwierasz na podstawie nazwy, nie musisz tracić czasu na szukanie potrzebnych rzeczy. Moje biuro ma standardową strukturę folderów dla każdego klienta, co ułatwia dzielenie się właściwym dostępem do informacji i szybkie znajdowanie dokumentów, których szukamy.
Mój zespół wie, że może znaleźć folder klienta podatkowego przeszukując nasz katalog według "Nazwisko, Imię", a następnie w tym folderze znajduje się folder dla każdego roku "20XX." Wewnątrz tych rocznych folderów znajdują się foldery z dokumentami źródłowymi klienta, dokumentami roboczymi i dostarczonymi zwrotami. Ten usprawniony system ułatwia szkolenie pracowników i szybkie znajdowanie danych, których szukasz.
Brak papieru od początku mojej działalności i przyjęcie polityki gromadzenia i przechowywania danych wyeliminowało potrzebę posiadania nieporęcznych szafek na akta i ułatwiło przyjęcie chmury i nowych technologii. Dało mi to również przestrzeń mentalną, aby naprawdę doradzać moim klientom w sprawach, które są dla nich ważne.
Niezależnie od tego, czy chodzi o pomaganie moim klientom z branży księgowej w rozwijaniu ich działalności dzięki usługom CFO, czy też pomaganie moim klientom z branży podatkowej w oszczędzaniu dzięki strategiom planowania podatkowego, gromadzenie i przechowywanie danych to jedna rzecz mniej, o której muszę intensywnie myśleć. Według artykułu opublikowanego przez Roberts Wesleyan College, przeciętna osoba dokonuje aż 35 000 wyborów dziennie.
Podsumowując
Spróbujmy więc wykorzystać niektóre z tych codziennych wyborów, aby przynieść korzyści naszym klientom w bardziej znaczący sposób, zamiast spędzać czas na szukaniu kartki papieru zakopanej gdzieś na biurku. Jedną z dróg do stania się lepszym doradcą jest wyeliminowanie tych prozaicznych zadań, które można zautomatyzować lub usprawnić.
W dłuższej perspektywie, eliminacja tych zadań daje czas na uczenie się, odkrywanie i zgłębianie wiedzy, co ostatecznie może przynieść korzyści Twojej firmie i Twoim klientom.
