Faktura jest dokumentem sprzedaży, który poświadcza, że doszło do transakcji między dwiema wymienionymi stronami. Tworzy ona również obowiązek podatkowy. Obecne przepisy pozwalają na wystawianie faktur zarówno w formie papierowej, jak i cyfrowej. Aby dotrzymać terminu, kiedy powinienem wysłać fakturę do mojego kontrahenta? Czy są jakieś wyjątki od terminów określonych przez prawo?
Kiedy powstaje obowiązek wystawienia faktury?
Istnieje wiele powodów, dla których podatnik może być zobowiązany do wystawienia faktury. Oto kilka z najważniejszych powodów, dla których podatnik musi wystawić fakturę:
- Sprzedaż lub dostawa towarów i świadczenie usług na rzecz innego podatnika podatku od wartości dodanej lub podatku o takim samym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem
- Sprzedaż poprzez wysyłkę z kraju i w jego obrębie
- Wewnątrzwspólnotowa dostawa
Z wyjątkiem przypadków, w których płatność dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy lub czynności, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, a Ty otrzymujesz całość lub część zapłaty przed zakończeniem wyżej wymienionych czynności.
Faktury powinny być wystawiane w określonym terminie
Ustawa o VAT jasno określa okoliczności, w jakich należy wystawić fakturę. Zgodnie z nią przedsiębiorca musi wystawić fakturę do 15. dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż usługi lub towaru. Oznacza to, że jeśli transakcja została zawarta np. 2 marca lub później, obowiązek wystawienia faktury musi być spełniony do 15 kwietnia.
Art. Art. 106i ustawy o podatku od towarów i usług. Dotyczy on zarówno faktur VAT, jak i faktur zaliczkowych wystawianych na żądanie osoby fizycznej. Prawo pozwala na wystawienie jednej zbiorczej faktury, która będzie obejmowała wszystkie transakcje dokonane na rzecz kontrahenta w jednym miesiącu.
Wyjątki od powyższych zasad
W niektórych przypadkach faktura może być wystawiona później, niż pozwalają na to ogólne zasady. Jak długi jest okres wystawiania faktur dla różnych sektorów gospodarki?
Wyjątek ten dotyczy tzw. mediów, czyli pozycji, które nie zostały jeszcze opłacone. Nie dotyczy to energii elektrycznej, dostaw ciepła lub chłodu oraz gazu przewodowego. Dotyczy on również leasingu, wynajmu, usług telekomunikacyjnych, usług ochrony osobistej, stałego biura oraz usług prawnych.
- Maksymalnie 7 dni od daty zwrotu, zgodnie z zapisami w umowie.
- Wyjątek ten dotyczy usług budowlanych lub montażowych.
- Zasada ta ma zastosowanie do książek drukowanych, z wyjątkiem map, ulotek i czasopism. Dostawa towarów może trwać do 60 dni.
- Książki można drukować do 90 dni od ostatniego dnia druku (z wyłączeniem czasopism, magazynów i gazet, ulotek, map i folderów).
Po upływie terminu płatności, w przypadku energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej i gazu ziemnego, świadczenia następujących usług: telekomunikacyjnych; najmu, dzierżawy; usług ochrony osób; ochrony, dozoru, przechowywania mienia; stałej obsługi prawnej i biurowej, z wyjątkiem usług stanowiących import usług.
Czy faktura może być wystawiona "z góry"?
Ustawa o podatku od towarów i usług określa ostateczny i najwcześniejszy termin wystawienia dokumentu księgowego. Obecnie obowiązujące przepisy pozwalają na wystawienie faktury w ciągu 30 dni od dnia dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi, otrzymania towaru lub wykonania części lub całości usługi.
Jakie informacje powinna zawierać prawidłowa faktura?
Ustawa o podatku od towarów i usług stanowi, że prawidłowo sporządzona faktura musi zawierać następujące elementy.
- Dane identyfikacyjne, adresy oraz dane osobowe nabywcy lub podatnika usług lub towarów
- Datę wystawienia i numer seryjny faktury, które pozwalają na jej identyfikację.
- Numer VAT
- Data wykonania usługi lub dostarczenia towarów oraz data otrzymania zapłaty. Jest to ściśle określony termin, który różni się od daty wystawienia faktury.
- Nazwa towarów i usług oraz ilość i liczba towarów i usług, na które wystawiana jest faktura.
- Cena jednostkowa towarów i usług w formie netto
- Rabaty, upusty i opusty nieuwzględnione w cenach netto, jeśli występują
- Całkowita wartość towarów i usług w transakcji, pomniejszona o kwotę podatku (w formie netto).
- Stawka podatku stosowana dla danego rodzaju usługi lub produktu.
- Całkowita wartość sprzedaży netto po podzieleniu ze względu na różne stawki podatkowe (lub wyłączenia).
- Suma netto podatku, z uwzględnieniem podziału na poszczególne stawki podatkowe
- Należności ogółem, kwota ogólna
